Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли командировочное удостоверение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
Правила оформления удостоверения для командировки
Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:
-
фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;
-
должность и отдел;
-
цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;
-
служебное задание;
-
длительность пребывания, дата выезда и приезда;
-
паспортные данные сотрудника;
-
прочая информация, необходимая для отчета.
Можно продлить или перенести командировку?
В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.
Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.
Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.
Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.
На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.
Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.
В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.
Обязательные документы
Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:
- Наименование документа, его номер и дата издания.
- Наименование предприятия, издавшего документ.
- Личные данные командируемого, его должность.
- Пункт назначения командировочной поездки.
- Дата начала и продолжительность командировки.
- Цель поездки, служебное задание.
- Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
- Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.
Правила оформления и заполнения
Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.
Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.
При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
- название компании-работодателя;
- номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
- информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
- место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
- цель и длительность поездки.
Внизу отведено место для указания:
- дат начала и окончания поездки;
- номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.
Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:
- дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
- дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
- дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
- дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.
Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2021 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута.
Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.
Пример
ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».
Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:
- даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
- сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).
На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).
Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:
- Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
- структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
- данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
- целевое назначение поездки;
- длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Как заполнить авансовый отчет?
Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.
В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).
Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Открытое акционерное общество «Кимберлит»
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Уведомление N 17 ¦
¦ о возможности отказа от направления в служебную командировку ¦
¦ ¦
¦г. Мирный 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Уважаемая Елена Юрьевна, доводим до вашего сведения, что требуется¦
¦Ваше согласие на поездку в служебную командировку с 8 по 17 февраля¦
¦2010 г. в г. Браззавиль (Демократическая Республика Конго) в связи с¦
¦производственной необходимостью. Однако на основании ст. 259 Трудового¦
¦кодекса РФ Вы можете отказаться от направления в командировку. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Горный Е.П. Горный¦
¦ ¦
¦ Ознакомлена Верховцева Е.Ю. Верховцева ¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Образец составления плана служебных командировок
--------------------------------------------------------------------------¬
¦Утверждаю ¦
¦Генеральный директор ¦
¦Сибирцев (А.К. Сибирцев) ¦
¦21 декабря 2009 г. ¦
¦ ¦
¦ План служебных ¦
¦ командировок ¦
¦ ОАО "Кимберлит" ¦
¦ на 1-е полугодие 2010 г. ¦
¦----T--------------T--------------------T------------------T------------¬¦
¦¦ ¦ Основание ¦ ¦ Наименование ¦ ¦¦
¦¦ ¦ выезда (план ¦ Цель командировки, ¦ структурного ¦Дата выезда,¦¦
¦¦ N ¦ работы ¦ страна ¦ подразделения, ¦ срок ¦¦
¦¦п/п¦подразделения,¦ командирования ¦ должность, Ф.И.О.¦командировк覦
¦¦ ¦ приказ ¦ ¦ командируемых ¦ (в днях) ¦¦
¦¦ ¦ руководителя)¦ ¦ сотрудников ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 1 ¦ План работы ¦ Изучение механизма ¦ Экономическо- ¦ 18.01 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ управления рисками ¦ финансовое ¦ 27.01.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ на предприятиях ¦ управление, ¦ (10 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазодобычи, ¦ руководитель, ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ Сьерра-Леоне ¦ Архипов С.Ю. ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 2 ¦ План работы ¦Исследование свойств¦ Отдел МПД, ¦ 22.03 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ алмазов, Ботсвана ¦ специалист, ¦ 30.03.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Шахнович С.В. ¦ (9 дней) ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 3 ¦ План работы ¦ Изучение наладки ¦ Отдел наладки ¦ 01.06 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ и обслуживания РЛС ¦ и обслуживания, ¦ 17.06.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ для обогащения ¦ заместитель ¦ (17 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазосодержащего ¦начальника отдела,¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ сырья, Намибия ¦ Рудницкий И.Н. ¦ ¦¦
¦L---+--------------+--------------------+------------------+-------------¦
L--------------------------------------------------------------------------
Перечень командировочных документов, оформляемых в зависимости от режима въезда в страну
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Зарубежные страны, в которые командируют работника ¦
L--------------------------------------------------------------------------
-----------------¬ -----------------------¬ -----------------------------¬
¦Страны с визовым¦ ¦Страны - участницы СНГ¦ ¦Страны с безвизовым режимом,¦
¦ режимом ¦ ¦ с безвизовым режимом ¦ ¦ не относящиеся к СНГ ¦
+----------------- +----------------------- +-----------------------------
¦ ---------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ---------------¬
+>¦ Служебное ¦ +----->¦ Служебное ¦ +------------>¦ Служебное ¦
¦ ¦ задание ¦ ¦ ¦ задание ¦ ¦ ¦ задание ¦
¦ L--------------- ¦ L---------------- ¦ L---------------
¦ ---------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ---------------¬
L>¦ Приказ о ¦ +----->¦ Приказ о ¦ L------------>¦ Приказ о ¦
¦командировании¦ ¦ ¦ командировании¦ ¦командировании¦
L--------------- ¦ L---------------- L---------------
¦ ----------------¬
L----->¦Командировочное¦
¦ удостоверение ¦
L----------------
Схема
Как видим, порядок документального оформления командировок зависит от того, реквизиты каких документов позволяют определить дату пересечения государственной границы (время пребывания сотрудника в зарубежной командировке). Ведь именно она будет в дальнейшем определять момент, с которого суточные должны выплачиваться в иностранной валюте.
Дата пересечения границы. При поездках по России и в безвизовые страны СНГ даты пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении. Об этом говорится в п. 19 Положения.
При командировке в страны с визовым режимом для определения срока пребывания за рубежом используются отметки о пересечении границы в загранпаспорте командированного работника.
А вот о том, как определить дату въезда и выезда из страны с безвизовым режимом, не относящуюся к СНГ, в Положении не сказано. Ведь визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют. Однако в этом случае можно обратиться к Письму Минфина России от 14.12.2004 N 03-05-01-04/105. В нем сказано, что дата пересечения границы будет определяться на основании проездных документов (авиа- и железнодорожных билетов). Днем пересечения границы при выезде из РФ считается день отъезда работника из пункта отправления, а днем выезда — день отъезда из места командировки. Кроме того, срок командировки можно подтвердить приказом руководителя.
Если за одну командировку работник планирует посетить две или более страны, являющиеся участниками Шенгенского соглашения от 14.06.1985, то определить день пересечения границы между этими государствами по отметкам в паспорте невозможно, поскольку таможенный контроль на границах между ними отменен. Какими документами в этом случае работник может подтвердить свое время пребывания на территории того или иного государства? По мнению финансистов, такими документами могут быть билеты, счета за проживание в гостинице и т.п. (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).
Отмена командировочных удостоверений
Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).
Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).
Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.
Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.
Кого нельзя направить в командировку
Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:
- Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
- Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
- Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.
Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.
К ним относятся:
- Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
- Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
- Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
- Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
- Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.
Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.
Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.
Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.