Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись о приеме директора в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В трудовом законодательстве не указаны конкретные требования, касающиеся порядка заполнения трудовых книжек наемных руководителей организаций. Назначение гендиректора на должность осуществляется на основании правового акта (решения учредителей, решения собрания участников и др.) или приказа по личному составу. По поводу указания в трудовой распорядительного документа в отношении руководителя мнения расходятся, т.к. п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) говорит о возможности указания приказа или иного решения работодателя о приеме. Одни специалисты считают, что в трудовой надо указывать либо приказ, либо решение учредительного органа о назначении на должность. Другие же полагают, что следует указывать оба документа.
Правила внесения записей о назначении/избрании генеральным директором
Новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, установлены правила внесения записей о приеме на работу, избрании, назначении на должность. Согласно п. 10 Порядка в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Ниже, под заголовком указываются:
-
в графе 1 — порядковый номер вносимой записи,
-
в графе 2 — дата приема на работу,
-
в графе 3 — запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации,
-
в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Что говорит законодательство
Несмотря на руководящее положение, директор организации является таким же работником, как и все остальные. Трудовые отношения с ним оформляются в общем порядке, и запись в трудовой книжке производится на общем для всех сотрудников основании. При заполнении документа следует руководствоваться Приложением № 1 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Основные правила для внесения записи
В условиях формы собственности: ООО, ЗАО и т.п., директор избирается общим собранием. Председательствующий утверждает протокол, что становится констатацией факта назначения. Трудовой договор надлежит оформить по общим правилам, в общепринятой форме. Но вместо работодателя трудоустраивающей директора стороной выступает председатель собрания учредителей
Он же имеет право подписания приказа, который основан на результате решения учредителей и право – подписать приказ о вступлении директора в должность. Как и в прочих случаях, в запись нужно вносить название организации в трудовой книжке. Все вписывания производятся
- аккуратно;
- разборчивым почерком;
- без ошибок;
- без помарок;
- в соответствии с инструкцией.
Обозначенная процедура применима к должности директора, когда он выступает в должности генерального директора, который может оказаться не единственным соучредителем. Статус директора может отличаться от статуса генерального, в этом случае и условия внесения записи будут другими.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.
И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.
Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Запись о работе по совместительству
Редкой ситуацией в работе кадровых служб становится работа генерального директора по совместительству. Действующее российское законодательство допускает такую возможность для любого гражданина вне зависимости от уровня занимаемой должности.
При оформлении записи о совместительстве генерального директора в таком случае используются положения Инструкции №69 Министерства труда и социальной политики нашего государства, выпущенной в 2003 году.
Важно учитывать требование этой инструкции, предписывающей возможность внесения записи о совместительстве только представителями кадровых служб, представляющих основной место работы сотрудника вне зависимости от должности.
Основанием для такого назначения может становиться только Приказ, подписанный непосредственным руководителем основного места работы.
Для выпуска такого Приказа совмещающему должности генеральному директору в стандартном для любого гражданина порядке потребуется направить заявление на имя руководителя об издании приказа о возможности совмещения. К заявлению потребуется приложить:
- копию Приказа о назначении на должность по второму месту работы;
- справку с места работы по совместительству.
Должность исполняющий обязанности вносится в трудовую книжку
Чаще всего данные обязанности возлагаются на заместителя директора. Если такая должность не предусмотрена в фирме, то функции руководителя директор должен возложить на сотрудника, чья квалификация позволяет занять такую должность.
В такой ситуации делается приказ о том, что на определенный период данный сотрудник является и.о. начальника. Запись в трудовой книжке при назначении исполняющего обязанности директора не делается, поскольку он не является постоянным директором.
В некоторых случаях параллельно с трудовым договором приходится заключать дополнительное соглашение об исполнении обязанностей.
Если такая должность не предусмотрена в фирме, то функции руководителя директор должен возложить на сотрудника, чья квалификация позволяет занять такую должность.
Правила заполнения трудовой книжки
Для заполнения трудовой книжки генерального директора есть некоторые нюансы, которые следует обязательно учитывать при оформлении данного кадрового документа. Выглядят эти нюансы следующим образом:
- сначала происходит подписание приказа о назначении генерального директора. В том случае, если речь идёт об избрании генерального директора на собрании учредителей организации, то на основании протокола такого собрания сам избранный руководитель вправе подписать данный документ на самого себя. Если же речь идёт о подписании приказа на имя нанимаемого работника, то потребуется поставить подпись того лица, исполняющего обязанности руководителя, который был назначен, например, также на собрании учредителей или решением единственного учредителя;
- если для трудовой книжки рядового сотрудника используется в качестве основания приема на работу только один документ — приказ о приёме на работу (его реквизиты и указываются в графе 4 сведений о трудовой деятельности работника), то для соответствующего раздела трудовой книжки работника, принимаемого на руководящую должность в организации, существует правило использования в качестве основания минимум двух кадровых документов, одним из которых является протокол собрания учредителей или иного учредительного уставного органа той или иной фирмы;
- запись о приеме на работу в части формулирования наименования должности должна полностью соответствовать должности главного руководителя организации, как она поименована в Уставе организации или иных приравненных к нему документах.
Приём на работу переводом
В том случае, когда приём на работу осуществляется переводом, к перечисленным документам необходимо приложить дополнительно:
- заявление;
- приказ.
Эти документы предоставляются в качестве подтверждения разрешения перевода со стороны организаций. То есть, директор устраивается на работу прежде, чем увольняется с предшествующей. Подавая заявление о трудоустройстве, он дожидается его подтверждения вышестоящим по иерархии руководителем и выхода приказа.
С полученным приказом он обращается к предыдущему работодателю. На основании этого приказа его увольняют в порядке перевода, а в желаемом месте принимают аналогично – в порядке перевода. Однако если приём осуществляется при условии принятия решения собранием или в случае выборной должности – данный процесс отменяться не может.
Его нужно провести в условиях перевода директора в удобное для этого время, но не позднее оформления приказа о приёме на работу .
После внесённой записи об увольнении в порядке перевода, вы не имеете права принимать в производство предоставленную трудовую, если указанный в документе перевод касался не вашей, а какой-либо иной организации.
Правовую силу имеет только перевод, осуществившийся на основании вашего документа (приказа, соглашения, утверждённого заявления), который вы предоставили для увольнения директора на его предыдущее место работы.
Если перевод на должность директора осуществляется внутри одной организации в результате повышения в должности, запись вносится обычным образом, без ссылки в формулировке о переводе на другую должность.
Например, «избран (назначен) директором», с указанием:
- порядкового номера записи;
- даты;
- приказа о назначении.
Оформляем увольнение единственного работника — генерального директора
Как в трудовую книжку внести запись об увольнении генерального директора?.
Трудового кодекса РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами. В соответствии с частью 2 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г.
№ 208-ФЗ «Об акционерных обществах» генеральный директор является единоличным исполнительным органом общества и без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.
Как выглядит и чем отличается от остальных ТК директора?
Внесённые сведения в книжку директора разительно отличаются от записей рядовых сотрудников. Это естественно, ведь здесь работодатель и работник – одно и то же лицо, а это не совсем стандартный случай. Тем не менее, если вам необходимо внести сведения в ТК директора – действуйте уверенно. Не сомневайтесь в том, что директор имеет законное право выступить в этих ролях одновременно.
ТК директора имеет двоякую сущность: она вполне может ничем не отличаться от обычной книжки. В ней законно может находиться обычная запись о не примечательном ничем особенным, назначении на должность директора. Назначение может произойти с опорой на основание приказа.
В то же время в отличие от обычных работников директор предприятия принимается на работу путём Решения учредительного органа. Поэтому некоторые эксперты предлагают в исходные основания о совершаемой процедуре, вносить оба документа: приказ с его выходными данными и решение, на которое опирается изданный приказ.
Что говорит законодательство
В трудовом законодательстве не указаны конкретные требования, касающиеся порядка заполнения трудовых книжек наемных руководителей организаций. Назначение гендиректора на должность осуществляется на основании правового акта (решения учредителей, решения собрания участников и др.) или приказа по личному составу. По поводу указания в трудовой распорядительного документа в отношении руководителя мнения расходятся, т.к. п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) говорит о возможности указания приказа или иного решения работодателя о приеме. Одни специалисты считают, что в трудовой надо указывать либо приказ, либо решение учредительного органа о назначении на должность. Другие же полагают, что следует указывать оба документа.
Несмотря на руководящее положение, директор организации является таким же работником, как и все остальные. Трудовые отношения с ним оформляются в общем порядке, и запись в трудовой книжке производится на общем для всех сотрудников основании. При заполнении документа следует руководствоваться Приложением № 1 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Условия назначения лица на должность генерального директора
Чтобы назначить определенное лицо генеральным директором, проводится несколько основных этапов:
- Созыв общего собрания, где присутствуют все акционеры компании (ФЗ «Об ООО»).
- Обсуждение кандидатуры и временных рамок, на которые избирается данное лицо.
- Решение о назначении гендиректора.
- Подписывается договор между работодателем (выбранным председателем) и генеральным директором.
- Издание приказа, где проговаривается то, что генеральный директор заступает на пост.
Перед проведением собрания нужно уведомить его участников об этом заранее. Далее обязательно происходит их регистрация. Если человек не прошел регистрационный этап, то он не имеет места участника голосования. Личное присутствие на акционерном собрании необязательно, так как допускается участие назначенных представителей. Полномочия данных лиц определяются специальным документом (доверенностью).
Трудовой договор составляется и заключается в соответствии с законом, где требования по данному делу касаются всех (ст. 67-68 ТК России). В договоре должны отражаться следующие аспекты:
- место работы руководителя и посещаемые места в связи с должностным положением;
- должность и ее наименование, которые должны быть обязательно в штате;
- обязанности генерального директора;
- условия трудового режима, если они не совпадают с общими.
На ознакомление данного документа отводится не более трех дней в связи с общими правилами.
После совершения этих важных процедур нужно сообщить в налоговый орган о назначении лица генеральным директором и записать информацию в Единый государственный реестр юридических лиц.
Документ закрепляет компетенцию директора, его права и обязанности. Особое правовое положение руководителя ведет к необходимости решать непростые кадровые вопросы при поступлении на работу. Он является исполнительным органом компании, а также ее штатным сотрудником. Принципы регулирования его труда содержит гл. 43 ТК РФ.
Недавно бытовало мнение, что трудовое соглашение с директором, являющимся единственным учредителем ООО, не заключается. В этом случае работник и работодатель — один и тот же человек, а подписание документа одним лицом дважды не допускается. Положения гл. 43 ТК не распространяются на руководителя-учредителя (ст. 273 ТК РФ).
Подобный подход подтверждают ст. 7, 39, 40 Закона об ООО № 14-ФЗ от 08.02.1998 (далее — Закон 14-ФЗ),определение ВАС (Высшего Арбитражного Суда) РФ № ВАС-6362/09 от 05.06.2009. Эта позиция имеет существенные недостатки. Например, зарплата, не подкрепленная трудовым соглашением, не уменьшает базу налога на прибыль (ст. 255, 270, 346.16 НК РФ).
Сегодня используется противоположный подход: трудовое соглашение с директором-единственным учредителем нужно оформить. ТК РФ этого не запрещает, т. к. руководитель выполняет определенные трудовые обязанности (ст. 56 ТК РФ). Такой позиции придерживается и Минздравсоцразвития РФ в целях обеспечения защищенности директора в социальной и трудовой сфере (Приказ № 428н от 08.06.2010).
С директором оформляется трудовое соглашение на срок, определенный Уставом или договоренностью сторон. На основании Закона 14-ФЗ период действия срочного соглашения может превышать 5-летний рубеж, определенный ТК РФ.
Согласно Закону о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.2004, в документе прописывается условие конфиденциальности сведений о деятельности фирмы и ответственность за его несоблюдение.
От фирмы договор подписывает представитель, которому это поручили на собрании, если лицо не выбрано — председатель. Вторую подпись ставит директор. Наличие печати не требуется.
Во избежание противоречий в будущем рекомендуется прошить и пронумеровать страницы соглашения или проставить на каждом листе печати и подписи.