Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная отчетность. За и против.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
А можно не делать почти ничего из вышеперечисленного. Достаточно подключить один из автоматизированных сервисов по сдаче электронной отчетности и вообще ни о чем не беспокоиться. Ваша задача — отправлять контрагенту необходимые первичные данные. Все остальное ложится на плечи поставщика услуги.
Статистическая отчетность с 2022 года сдается только в электронном виде
Согласно Постановлению Правительства РФ №2340, с 1 января 2022 года все компании и ИП должны представлять статистическую отчетность в Росстат только в электронном виде. Временный порядок, по которому у малого бизнеса была возможность сдавать первичные статистические данные на бумаге, закончил свое действие в последний день 2021 года и продлен не был.
Отчетность в статистику обязательна для плательщиков любого налогового режима и вида деятельности. Единого перечня отчетности, который должны сдавать организации и ИП, нет. У каждого предприятия свой список отчетности для Росстата. Он зависит от вида экономической деятельности, величина предприятия, других критериев отбора.
Росстат должен информировать предприятие о необходимости отчитаться с указанием нужных форм, однако предприятие — во избежание просрочек — может самостоятельно узнать о необходимости отчитаться в Росстат. Можно сделать письменный запрос в орган статистики по определенной форме, а можно воспользоваться и более простым способом — через официальный сайт Росстата, раздел «информация для респондентов». В форме поиска нужно указать реквизит (ОКПО или ОГРН, или ИНН). Программа выдаст перечень необходимых отчетных форм.
Контур Экстерн позволит сдать отчетность в электронном виде в любые контролирующие органы и службы:
| Федеральная налоговая служба — ФНС | Пенсионный фонд России — ПФР | Федеральная служба государственной статистики — Росстат |
| Фонд социального страхования — ФСС | Росалкогольрегулирование — РАР | Росприроднадзор — РПН |
Кто обязан сдавать электронную отчетность
Декларации и расчеты надо представлять в ИФНС или внебюджетные фонды в электронной форме, когда выполняются следующие условия, указанные в нижеприведенной таблице.
|
Вид отчетности |
Условие предоставления |
|
Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по налогам в налоговую инспекцию |
если численность работников организации превышает 100 человек |
|
Расчеты по форме РСВ-1 в Пенсионный фонд России |
при представлении сведений на 25 и более лиц в отношении работников организации и физических лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. |
|
Расчеты по форме 4-ФСС в Фонд социального страхования |
если численность физических лиц, получивших выплаты от организации, составляет более 25 человек |
Как сдать в налоговую отчетность через интернет
Для сдачи налоговой отчетности через интернет предназначены телекоммуникационные каналы связи (ТКС), работать с которыми могут специализированные операторы (СО).
Требования к организациям, которые могут быть операторами ТКС, установлены ФНС России (приказ от 04.03.14 № ММВ-7-6/76@), их перечень опубликован на сайтах региональных управлений ФНС России.
Важным условием электронной сдачи отчетности является наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП) лица, которое имеет право подписывать отчеты. Если таковая имеется у налогоплательщика, то он может отправить отчет в налоговую через интернет бесплатно (только для ИП и самозанятого населения).
ЭП формируется и удостоверяется специализированными удостоверяющими центрами.
О том, как необходимо подписывать отчетность при отправке через интернет, смотрите в материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».
Для перехода на электронное представление отчетности необходимо:
- определиться с СО (лучше выбрать СО, который имеет право оказывать услуги по удостоверению подписи);
- заключить договор с СО;
- установить программу;
- оформить и получить сертификат ключа ЭП.
При заполнении заявления на подключение к системе отправки отчетности через интернет внимательно указывайте все реквизиты организации, т.к. исходя из указанных вами параметров будут формироваться файлы для отправки электронной отчетности в налоговую.
При наличии обособленных подразделений, недвижимого имущества, земельных участков, расположенных вне места нахождения организации, сдача налоговой отчетности через интернет производится в налоговую по месту нахождения имущества и подразделений организации.
ВАЖНО! Укажите в заявлении коды всех налоговых инспекций, в которые вы будете отправлять декларации по налогам.
Отчетность по ТКС: для кого обязательна
Бухгалтерскую отчетность за 2018 год можно сдать как в бумажном, так и в электронном виде по новым форматам. Через год ситуация изменится. Компании должны будут сдавать бухгалтерскую отчетность за 2019 год строго в электронном виде – только в ИФНС. Но кроме налоговиков есть еще ПФР, ФСС, все тот же Росстат. Напомним, что, кому и в какой форме сдавать в зависимости от численности персонала и иных факторов.
По общему правилу, организации и ИП, у которых среднесписочная численность за предшествующий год превысила 100 человек, должны отчитываться перед ИФНС строго в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). У всех прочих организаций и ИП пока есть выбор: они могут отчитываться как по Интернету, так и «в бумажном виде» (п. 3 ст. 80 НК РФ). Но только если речь идет не об НДС. Все плательщики НДС и налоговые агенты, вне зависимости от количества сотрудников, обязаны отчитываться в электронной форме. Такое же правило предусмотрено для тех, кто не является плательщиком НДС либо освобожден от уплаты этого налога, но выставляет покупателям счета-фактуры (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Сдача отчетности в электронном виде (ТКС)
В большинстве случаев предоставление отчетных документов в электронном виде во многие контролирующие органы является обязательным. За нарушение норм и правил, установленных законодательством РФ, контролирующие органы имеют право не только применять штрафные санкции к организации, но и даже блокировать ее счета.
Ведение электронной документации имеет множество преимуществ: большая скорость передачи информации, встроенная проверка правильности оформлении отчетных документов. Наличие иных преимуществ напрямую зависит от квалификации разработчиков системы электронного документооборота, опыта их работы в данной области и наличия всех необходимых сертификатов и лицензий
На сегодняшний день электронная сдача отчетности считается одним из наиболее распространенных и максимально удобных способов взаимодействия налогоплательщиков и государственных органов. Передача и получение документации бесконтактным и безбумажным способом осуществляется по специальным телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через операторов электронного документооборота (ЭДО).
Преимущества сдачи отчетности электронным способом:
- Дистанционная сдача документов не требует личного посещения госорганов;
- Экономия времени;
- Возможность передачи документации в любое время суток и любой день недели;
- Проверка направляемой отчетности на соответствие контрольным соотношениям и актуальности формы представляемого расчета (декларации);
- Возможность получения сообщений, актов налоговых проверок и иных документов, направляемых в адрес налогоплательщика;
- Конфиденциальность направляемых сведений.
Сдача отчетной документации в электронном виде в налоговые органы и внебюджетные фонды в некоторых случаях является обязанностью индивидуального предпринимателя или организации. Нарушение правил может привести к неприятным последствиям: наложение штрафов, привлечение к ответственности.
Для электронной сдачи отчетной документации Компания «Лидер Учета» использует высокотехнологичное программное обеспечение «Астрал Отчет». Инновационный программный продукт «Астрал Отчет» имеет все необходимые сертификаты соответствия Росстандарта и специальное заключение Федеральной службы безопасности РФ по надежности криптографической защиты, используемой в работе программы.
Программа «Астрал Отчет» — это специализированный программный комплекс, который разработан для автоматизации процесса сдачи отчетной документации в контролирующие органы. Данный комплекс реализует юридически значимый защищенный документооборот с государственными структурами и контрагентами с использованием электронной цифровой подписи.
Отчетность в электронном виде: что это такое
Большинство хозяйствующих субъектов — ИП и юридических лиц, обязаны предоставлять в ИФНС и другие государственные органы несколько различных отчетов. Практически во всех случаях сдается налоговая отчетность (представленная декларациями или расчетами), при наличии работников — отчетность по страховым взносам и пенсиям, в предусмотренных законом случаях — статистическая отчетность. Хозяйствующий субъект в статусе юридического лица — АО или ООО, обязательно сдает бухгалтерскую отчетность.
Отметим, что в ряде случаев отчетность в государственные органы сдают не только предприятия, но и обычные физические лица. Чуть позже мы рассмотрим специфику их взаимодействия с ведомствами подробнее. Пока же — продолжим исследование электронного обмена ведомств с хозяйствующими субъектами.
Традиционно отчетность предприятия в государственные органы направляется на бумажных носителях по установленным формам. Но все более распространено использование таких форм в электронном виде — и последующая их передача в принимающий орган через интернет. При этом, электронная форма отчетности всегда заверяется с помощью квалифицированной электронной подписи хозяйствующего субъекта (оформленной на директора или на ИП как владельца бизнеса).
Электронный документооборот между налогоплательщиком и налоговой инспекцией
-----------------¬ ---------¬ ----------¬
¦ ¦ Отправление ¦ ¦ Отправление ¦ ¦
¦ +-------------->¦ +----------------------------->¦ ¦
¦ ¦ Подтверждение ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Извещение ¦ ¦ Извещение ¦ ¦
¦ ¦ о получении ¦ ¦ о получении --------------¬ ¦ ¦
¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ L-------------- ¦¦ ¦
¦ ¦ Уведомление ¦ ¦ Уведомление ++ ¦
¦ ¦ об отказе ¦Оператор¦ об отказе --------------¬ ¦¦Налоговая¦
¦Налогоплательщиꦦ ¦ ¦ ¦ L-------------- ¦ ¦
¦ ¦ Протокол ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ входного ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ контроля ¦ ¦ Протокол входного контроля ¦ ¦
¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Подписанный ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ протокол ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ входного ¦ ¦ Подписанный протокол ¦ ¦
¦ ¦ контроля ¦ ¦ входного контроля ¦ ¦
¦ +-------------->¦ +----------------------------->¦ ¦
L----------------- L--------- L----------
Рис. 2
После того как отчет отправлен, необходимо следить за ответными сообщениями специализированного оператора и инспекции. Факт передачи отчета будет признан, если у организации есть следующие электронные квитанции, подписанные ЭЦП их отправителя:
- подтверждение специализированного оператора о дате отправки;
- квитанция налогового органа о получении отчетности;
- протокол входного контроля, подтверждающий прием отчетности.
Если все эти документы собраны, прием отчетности становится юридическим фактом.
При этом компания и инспекция ведут собственные архивы отправленных и принятых файлов отчетности, подтверждений операторов и протоколов входного контроля. В свою очередь, оператор связи ведет свой архив подтверждений. В совокупности эти документы являются доказательной юридической базой о сдаче компанией отчетности, необходимой для разрешения возможных спорных ситуаций. При возникновении конфликтов, связанных с оспариванием авторства и содержимого документа, а также с разной трактовкой даты и времени поступления электронного файла получателю, оператором связи проводится экспертиза ЭЦП.
Штрафы для нарушителей
Если налогоплательщик, который обязан отчитаться перед ИФНС в электронной форме, сдаст отчет «на бумаге», ему придется заплатить штраф в размере 200 руб. (ст. НК РФ).
Для страхователей, нарушивших порядок представления в ПФР сведений в виде электронных документов, предусмотрена санкция в размере 1 000 руб. (ст. Закона № 27-ФЗ).
Страхователю, не соблюдающему порядок представления формы 4-ФСС в электронной форме, назначат штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. Закона № 125-ФЗ).
Заметим, что на практике сдача «бумажной» отчетности вместо электронной нередко приводит к другим, более неприятным для бизнеса последствиям. Нарушители просто-напросто рискуют испортить отношения с представителями контролирующих органов. Чиновники берут нарушителей «на карандаш» и относятся к их отчетности, а также к их деятельности более скептически, чем к отчетам добросовестных плательщиков. Кроме того, контролеры начинают чаще использовать различные формальные основания для отказа в приеме отчетности. А это, в свою очередь, чревато штрафами за нарушение сроков сдачи отчетности.
Материал предоставлен порталом «Бухгалтерия Онлайн»
отправка отчетности занимает не более нескольких минут. Гораздо больше времени может понадобиться на само оформление документа, заполнение форм.
главное условие, при котором отчетные документы могут быть отправлены в ФНС, — наличие у отправителя доступа к усиленной квалифицированной ЭЦП.
безопасность при передаче конфиденциальной информации через интернет обеспечивают средства криптографической защиты и усиленная квалифицированная ЭЦП. Эти средства гарантируют закрытость переписки и невозможность несанкционированного внесения исправлений в отправленные отчеты.
время, дату отправки фиксирует оператор ЭДО. После подачи документов плательщик получит уведомление о том, что отчет принят. Эти данные сохранит программа, что потом повлияет на благоприятное разрешение спорных ситуаций.
стоимость отправки электронной отчетности зависит от формы организации бизнеса, количества подаваемых отчетов и объема госорганов, куда подается отчетность. Каждый налогоплательщик выбирает индивидуальный тариф, в зависимости от собственных предпочтений.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Требования к операторам ТКС
Требования, которым должен соответствовать оператор ТКС, обозначены в приложении к Приказу ФНС от 4 апреля 2014 года № ММВ-7-6/76@:
- Оператором ТКС может быть российская компания, имеющая лицензию на разработку, производство и реализацию автоматических средств шифрования и передачи данных, а также на оказание услуг по шифрованию информации, обслуживанию специализированных криптографических средств;
- Необходима лицензия на оказание услуг, связанных с передачей данных по телекоммуникационным каналам связи;
- Компания должна владеть сертифицированными программными средствами для осуществления ЭДО, а также подписания документов в электронном формате;
- Оборудование и телекоммуникационные сети для осуществления основной деятельности должны быть расположены на территории Российской Федерации;
- Оператор должен располагать круглосуточным доступом в интернет и иметь действующий договор с ФНС.
В спорных вопросах, которые касаются факта предоставления или непредоставления отчётных и иных документов налогоплательщиком, оператор ТКС может выступать в роли свидетеля, подтверждая или опровергая факт передачи сведений. Помимо выполнения основных задач, оператор ТКС обеспечивает конфиденциальность сведений и отвечает за постоянную актуализацию форм отчётности.
Нормативные акты, регламентирующие сдачу налоговой отчетности
Налоговый кодекс, ст. 80, ст. 83 Федеральный закон от 28.06.2013 N 134-ФЗ Приказ МНС России от 16.04.2004 N САЭ-3-30
Сдача электронной отчетности по начисленным и уплаченным страховым взносам в–2015 году обязательна для следующих лиц:
- вновь созданных организаций, у которых численность указанных физических лиц превышает 50 человек;
- плательщиков страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек.
Отправка отчетности через операторов ЭДО
Сдача отчетности может быть осуществлена при помощи операторов электронного документооборота посредством каналов ТКС.
Согласно ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязуется предоставить отчетность в электронной форме в следующих случаях:
- Если за прошедший календарный год количество сотрудников компании превысило 100 человек (согласно абз. 3 п. 3).
- Если была проведена реорганизация компании с численностью сотрудников более 100 человек (согласно абз. 4 п. 3).
- Если данная обязанность применима к конкретному типу налога (согласно абз. 5 п. 3).
ВНИМАНИЕ! 6-НДФЛ и РСВ нужно сдать в электронном виде, если список физлиц, в отношении которых подается отчет, составляет 10 человек и более (ст. ст. 230, 431 НК РФ)
Список операторов ЭДО можно узнать на официальном сайте ФНС.
Отправка отчетности через операторов ЭДО обладает следующими преимуществами:
- не нужно посещать налоговые органы;
- не нужно создавать и заверять бумажные версии отправляемых документов;
- снижается число ошибок при оформлении деклараций;
- налогоплательщик получает доступ к своим индивидуальным данным в ФНС (например, сведениям по лицевому счету);
- налогоплательщик получает возможность электронного документооборота с ФНС (например, может запросить справки о состоянии задолженности перед бюджетом либо акт сверки такой задолженности).