Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность за несанкционированное уничтожение документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Акт о неисправимых повреждениях документов
Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.
Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.
И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.
Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.
Общая характеристика преступлений против государственной власти
Видовой объект — нормальная, регламентированная соответствующими правовыми актами деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, Вооруженных Сил РФ, других войск и воинских формирований РФ.
Объективная сторона состоит в совершении действий (бездействий) указанных в диспозиции соответствующих статей. Такие деяния совершаются вопреки интересам службы, т.е. находятся в противоречии не только с задачами, для выполнения которых образован названный выше орган или учреждение, но и с теми полномочиями, выполнение которых непосредственно возложено на должностное лицо. Совершение должностным лицом противоправных действий, не связанных с выполнением им своих служебных обязанностей, не образует состава должностного преступления и при наличии к тому оснований может быть квалифицировано по другим статьям УК. Способы и формы совершения того или иного должностного преступления могут быть различными. Однако объединяет их то обстоятельство, что они находятся в противоречии с интересами службы.
Ряд составов престулений (ст. 285, 286, 288, 293 УК) по конструкции — материальные, и для признания преступления оконченным требуется наступление последствий. Остальные преступления имеют формальную конструкцию.
Субъект преступлений, предусмотренных ст. ст. 285—287, 289, 290, 292 и 293 УК: специальный — должностное лицо, определение которого дано в п. 1 примечания к ст. 285 УК. Должностными лицами признаются лица, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие функции представителя власти либо выполняющие организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, а также в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ.
Понятие представителя власти дано в примечании к ст. 318 УК. Это должностное лицо правоохранительного или контролирующего органа, а также иное должностное лицо, наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся от него в служебной зависимости.
С точки зрения субъективной стороны все преступления данной главы (кроме ст. 293 УК) могут быть совершены только умышленно. местного самоуправления
Статья 285. Злоупотребление должностными полномочиями
1. Использование должностным лицом своих служебных полномочий вопреки интересам службы, если это деяние совершено из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекло существенное нарушение прав и законных интересов граждан или организаций либо охраняемых законом интересов общества или государства, —
наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо принудительными работами на срок до четырех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до четырех лет.
2. То же деяние, совершенное лицом, занимающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации, а равно главой органа местного самоуправления, —
наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо принудительными работами на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо лишением свободы на срок до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
3. Деяния, предусмотренные частями первой или второй настоящей статьи, повлекшие тяжкие последствия, —
наказываются лишением свободы на срок до десяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.
Статья 285.1. Нецелевое расходование бюджетных средств
1. Расходование бюджетных средств должностным лицом получателя бюджетных средств на цели, не соответствующие условиям их получения, определенным утвержденными бюджетом, бюджетной росписью, уведомлением о бюджетных ассигнованиях, сметой доходов и расходов либо иным документом, являющимся основанием для получения бюджетных средств, совершенное в крупном размере, —
наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
2. То же деяние, совершенное:
а) группой лиц по предварительному сговору;
б) в особо крупном размере, —
наказывается штрафом в размере от двухсот тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо принудительными работами на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо лишением свободы на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
Статья 285.2. Нецелевое расходование средств государственных внебюджетных фондов
Информация об изменениях:Федеральным законом от 7 декабря 2011 г. N 420-ФЗ в часть 1 статьи 285.2 внесены изменения
1. Расходование средств государственных внебюджетных фондов должностным лицом на цели, не соответствующие условиям, определенным законодательством Российской Федерации, регулирующим их деятельность, и бюджетам указанных фондов, совершенное в крупном размере, —
наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
2. То же деяние, совершенное:
а) группой лиц по предварительному сговору;
б) в особо крупном размере, —
наказывается штрафом в размере от двухсот тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо принудительными работами на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо лишением свободы на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
Комментарий к Статье 284 УК РФ
1. Объектом преступного посягательства являются общественные отношения в сфере сохранения и защиты государственной тайны.
2. Объективная сторона состава преступления характеризуется тремя признаками: а) деянием (действием или бездействием), связанным с нарушением конкретных правил обращения с предметами и документами, составляющими государственную тайну; б) последствием (утратой указанных предметов и документов и наступлением тяжких последствий); в) наличием причинной связи между указанным деянием и последствиями.
3. Документ — это текстовые и иные графические материалы официального характера, т.е. облеченные в установленную форму, имеющие регистрационный номер, гриф секретности, особый порядок составления, хранения, выдачи и уничтожения. Предмет — все остальные носители, сведения о которых содержат государственную тайну. К ним могут быть отнесены сырье, оборудование, материалы и изделия, энергоносители, видео-, аудиоматериалы и т.п. Как и документы, такие предметы имеют особый порядок создания, регистрации, хранения и уничтожения.
4. Под утратой документов и предметов следует понимать их противоправный выход из владения ответственного лица, в результате которого наступили тяжкие последствия. Уничтожение предметов и документов, составляющих государственную тайну, не образует утраты, поскольку в этом случае исключается возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Вышедшим из владения признается документ или предмет в случае, когда он отсутствует в месте его постоянного хранения, у ответственного лица и нет сведений о его передаче другому лицу или уничтожении.
5. Правила обращения с указанными предметами и документами регулируются ФЗ (например, Законом РФ «О государственной тайне»), а также иными нормативными актами.
5.1. Нарушение правил обращения означает отступление от правил обращения с содержащими государственную тайну документами и предметами или их полное игнорирование. Для наступления УО необходимо установить, какие конкретно правила обращения и какие конкретно пункты правил нарушены виновным (например, работа с секретными документами не в установленном месте, нарушение правил их передачи и т.п.).
6. Наличие причинной связи между нарушением правил обращения, с одной стороны, и утратой предметов и документов, повлекшей тяжкие последствия, — с другой, заключается в прямой зависимости между фактом нарушения правил и фактами выхода предмета или документа из владения данного лица и наступлением указанных последствий. В противном случае состав преступления отсутствует.
6.1. Не всякое нарушение правил обращения с секретными документами и предметами является причиной их последующего выхода из владения (например, неопечатывание сейфа, из которого в последующем произошло хищение секретных документов, не находится в связи с хищением, так как не могло его предотвратить).
7. Тяжкие последствия — оценочное понятие (см. коммент. к ст. 283).
8. Субъективная сторона состава преступления определяется неосторожной виной. Лицо предвидело возможность наступления общественно опасных последствий, но без достаточных оснований самонадеянно рассчитывало на их предотвращение (совершение преступления по легкомыслию) или лицо не предвидело возможности наступления таких последствий, хотя должно было и могло эти последствия предвидеть (преступная небрежность).
9. Субъект преступного посягательства специальный — лицо, имеющее допуск к государственной тайне, т.е. ответственное за сохранность предмета (документа), либо допущенное к государственной тайне лицо, которому данный предмет или документ был передан по службе или работе.
10. Преступление относится к категории средней тяжести.
Действия организации при утрате документов
Что делать, если несмотря на все принятые меры бухгалтерские документы утрачены (потеряны, похищены или испорчены)? Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из милиции.
В организации сразу же после происшествия создается комиссия по расследованию причин утраты или гибели документов и по выявлению виновных лиц. Это прописано в п.6.8 Положения «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Состав комиссии утверждается приказом руководителя организации. В нее обычно входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др. При необходимости для участия в работе комиссия привлекает работников следственных органов, государственного пожарного надзора, МЧС России и независимых экспертов (аудиторов, оценщиков). Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии организации будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц в происшедшем.
Результаты расследования комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации. В акте надо подробнейшим образом описать место происшествия, а также характер внешних повреждений. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения.
Разглашение государственной тайны (ст.283 УК РФ). Отграничение от утраты документов, содержащих государственную тайну (ст.284 УК РФ)
Непосредственным объектом преступления являются общественные отношения, характеризующие порядок обращения со сведениями, составляющими государственную тайну (их отнесение к государственной тайне, засекречивание и рассекречивание, защита, правила допуска лиц к государственной тайне), в интересах обеспечения безопасности РФ.
Предметом преступления выступают сведения, составляющие государственную тайну. О понятии государственной тайны см. комментарий к ст. 275.
2. Объективная сторона состоит в разглашении сведений, составляющих государственную тайну, если эти сведения стали достоянием других лиц.
Разглашение означает предать огласке указанные сведения. Способ может быть различным: устным (частная беседа, публичное выступление и др.) и письменным (публикация в средствах массовой информации, сообщение в письме и т.д.).
Деяние признается преступным, если сведения, составляющие государственную тайну, стали известны другим лицам, которые не имеют соответствующего доступа к ним. Таким образом, преступление имеет материальный состав, считается оконченным с момента, когда указанные сведения оказались достоянием другого лица, в связи с чем возникла опасность их использования в ущерб важнейшим интересам России. Лицо должно осознавать фактический смысл полученных им сведений.
Разглашение государственной тайны образует состав рассматриваемого преступления только в том случае, если в деянии отсутствуют признаки государственной измены, совершаемой в форме выдачи государственной тайны (см. комментарий к ст. 275).
4. Субъективная сторона в литературе раскрывается по-разному. Исключение из ее характеристики неосторожной формы вины, как делают некоторые авторы, ничем не обосновано. Разглашение государственной тайны может совершаться как умышленно, так и по неосторожности.
При умышленном совершении преступления мотивы могут быть различными: желание продемонстрировать свою осведомленность, профессиональную и социальную значимость и т.д.
Закон выделяет две категории лиц, которые могут нести ответственность за разглашение государственной тайны:
лицо, которому она была доверена по службе; им следует считать лицо, которое в силу занимаемой должности располагает этими сведениями и использует их при выполнении профессиональных обязанностей;
лицо, которому она стала известна по службе или работе, – работник, знакомящийся с государственной тайной при выполнении своих трудовых обязанностей (машинистка, шифровальщик, рабочий, изготовивший макет секретного образца, и т.д.).
Разглашение сведений, составляющих государственную тайну иным лицом, т.е. лицом, которому они не были доверены по службе и не стали известны по службе или работе, не образует состава рассматриваемого преступления (например, огласка сведений, почерпнутых из случайно найденных документов).
6. В части 2 комментируемой статьи в качестве квалифицирующего признака указано причинение по неосторожности тяжких последствий. Тяжкие последствия – понятие оценочное, устанавливается судом с учетом всех обстоятельств дела (например, необходимость крупных затрат для нейтрализации возможных последствий поступления сведений, составляющих государственную тайну, в распоряжение спецслужбы иностранного государства, арест сотрудника российских спецслужб, срыв заключения государственного договора, контракта, программы научных исследований)
Непосредственный объект – общественные отношения, характеризующие установленные правила обращения с документами, содержащими государственную тайну, и предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, в целях обеспечения безопасности Российской Федерации.
Предметом преступления являются: а) документы, содержащие государственную тайну; б) предметы, сведения о которых составляют государственную тайну. К документам, содержащим государственную тайну, относятся носители соответствующей информации (текстовые, графические, электронные и др.); к предметам, сведения о которых составляют государственную тайну, – различные изделия, материалы (например, отдельные экземпляры оборудования и аппаратуры).
2. Объективная сторона характеризуется тремя признаками: а) нарушением установленных правил обращения с указанными документами и предметами; б) их утратой и наступлением тяжких последствий; в) причинной связью между деянием и наступившими последствиями.
Субъективная сторона характеризуется неосторожной формой вины.
5. Субъект преступления специальный – лицо, достигшее возраста 16 лет, имеющее доступ к государственной тайне.
Другой комментарий к Ст. 284 Уголовного кодекса Российской Федерации
1. Предметом преступления являются: а) документы, содержащие государственную тайну; б) предметы, сведения о которых составляют государственную тайну (например, опытные и серийные образцы продукции).
2. Объективная сторона преступления характеризуется нарушением правил обращения с указанными предметами (может иметь форму действия или бездействия, например вынос секретных документов из кабинета, неопломбирование сейфа, работа с секретными предметами на дому) и общественно опасными последствиями сложной природы, вытекающими одно из другого: а) утратой соответствующих предметов и б) наступлением тяжких последствий.
3. Правила обращения с секретными предметами и документами устанавливаются значительным числом ведомственных и локальных правовых актов. Обвинение должно содержать указания на конкретные правила, нарушенные виновным, и форму допущенного нарушения.
В утере или порче виноват сотрудник
Вполне себе обычная ситуация. Исходя из предписаний НК РФ, на главном бухгалтере лежит ответственность по соблюдению сроков хранения первичной документации. В то же время, в рамках его обязанностей не входит их прием – это могут делать и другие сотрудники, например, младшие бухгалтера или же работники отдела логистики. Нередки случаи, когда по неосторожности или не внимательности, документация «не доходит» до ответственного лица.
Ситуации могут быть совершенно разными. Например, водитель заправил горючим автомобиль, получил кассовый чек на АЗС, положил его в карман, а когда приехал в офис, обнаружил, что он по дороге выпал. Или же он довез его до «пункта назначения», передал начальнику службы логистики, а далее бумага потерялась уже на этом этапе. С точки зрения нашего законодательства данный акт является грубым нарушением, и за ним в теории может последовать дисциплинарное наказание.
Согласно статье 193 ТК РФ, сотруднику может быть объявлен выговор или даже последовать увольнение в случае, если нарушение будет расценено как грубое. Увольнение сотрудника может быть произведено в соответствии с Приказом № Т-8, утвержденным Письмом Роструда от 01.06.2011 года № 1493-6-1.
Восстановление бухгалтерских документов
Правила восстановления утраченных бумаг законодательством не установлены. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении таких сведений будут трактоваться в пользу налогоплательщика. Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09 содержит аналогичные выводы.
Отмечу, что в случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет ни оснований, ни возможностей для того, чтобы убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.
В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию.
Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем.
Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков. Позиция арбитров заключается в том, что если компания утратила первичные учетные документы, то подтвердить достоверность расходов и заявленных вычетов не представляется возможным, поэтому контролеры вправе определить сумму ее налоговых обязательств самостоятельно.
А если компания продолжает работать, что с ней будет?
Понятно, что приведенный выше пример призван показать, что даже ликвидируемым и банкротящимся компаниям не стоит брать и просто уничтожать архивные документы. Но даже для компаний, которые продолжают деятельность, и не собираются вступать в такой конфликтный процесс, как банкротство, могут быть проблемы из-за преждевременного уничтожения документов.
О возможных последствиях уничтожения документов, отраженных в судебной практике, мы писали на «Клерке» уже давно.
А тут приведем пример, что было с компанией, нарушившей правила хранения архивных документов (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ)
В ходе плановой выездной проверки предприятия было установлено, что главный бухгалтер поначалу хранил всю архивную документацию у себя дома. А после — в подвале гаража. В итоге, гараж залило, документы были испорчены. Предприятие оштрафовали на 200 000 рублей.
Есть другой пример. Постановлением заместителя начальника отдела ГИТ в Саратовской области № 7 от 12.10.2016 г. ООО «Евро-Пласт» признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ (по факту ненадлежащего хранения трудовой книжки и ее утраты), и ему назначено административное наказание в виде штрафа в размере 44 000 рублей. Суд это наказание подтвердил.
При этом, есть и судебная практика, в которой подтверждено, что проверяющие органы не имеют права штрафовать из-за отсутствия документов, если они уничтожены по истечении их срока хранения. Об этом говорится в постановлении ФАС Уральского округа по делу №А47-5018/2008, постановлении ФАС Северо-Западного округа делу № А05-8773/2008.
Следовательно, уничтоженные в связи с истечением срока хранения документы не могут быть затребованы проверяющими органами. Подтверждающими документами будут являться договор со сторонней организацией, накладная или акт об уничтожении документов.
Восстановление утраченных документов
Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».
Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.
Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.
Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона. Если самим это сделать сложно — обратитесь в специализированную компанию, такую, как Делис Архив.
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
Тонкости подачи заявления
В ГПК РФ прописан четкий порядок составления и подачи бумаг для рассмотрения судебным органом. Это касается и заявления с указанием факта фальсификации доказательств. Так, по требованиям законодательства такое ходатайство подается письменно (АПК РФ, статья 161). Интересно, что в ГПК РФ специальных требований, касающихся формы документа, не предусмотрено.У заявления, оформленного в письменном виде, имеется большой минус. Такой документ требует затрат времени на рассмотрение, поэтому вовремя определить фальсификацию доказательств и исключить их из дела не всегда получается. Более того, для подачи ходатайства о наличии подлога у составителя должна быть полная доказательная база.Вот почему в разъяснении ВАС РФ рассмотрена возможность подачи заявления о подлоге в устной форме с последующим отражением заявления в протоколе. При этом заявитель уведомляется о необходимости подкрепления своих слов ходатайством. Главное преимущество в том, что информация сразу фиксируется судом и позволяет исключить из дела сфальсифицированные доказательства.
По функционально-целевому назначению документы по защите государственной тайны подразделяются на следующие основные классы:
§ правовые;
§ организационно-распорядительные;
§ нормативные;
§ плановые;
§ информационные.
Правовые вопросы защиты государственной тайны закрепляются в самостоятельных (специальных) правовых документах (актах) или отражаются в виде отдельных положений (разделов) правовых документов (актов) более общего характера.
В правовых документах (актах) определяют концептуальные, правовые, организационные и экономические основы защиты государственной тайны, в том числе:Лопатин В.Н. Информационная безопасность России: Человек, Общество. Государство. -СПб. .2000.
§ основные направления государственной политики в области защиты государственной тайны;
§ основные права и обязанности государства, организаций, предприятий и граждан в области защиты государственной тайны;
§ основные органы государственного управления, ответственные за организацию защиты государственной тайны, сфера их компетентности;
§ основные правила и процедуры аттестации объектов и сертификации средств защиты информации, а также средств контроля состояния защиты информации;
§ основные правила и процедуры лицензирования деятельности в области защиты государственной тайны;
§ виды и формы ответственности организаций, предприятий и граждан за нарушение требований по защите государственной тайны;
§ финансово-экономические основы обеспечения работ по защите государственной тайны.
Правовые документы в области защиты государственной тайны включают:
§ Федеральные законы;
§ указы и распоряжения Президента Российской Федерации;
§ постановления и распоряжения высших органов исполнительной и судебной властей Российской Федерации.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.
Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.
По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.