Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированные сведения о физических лицах – новый отчет в программах 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все наниматели, у которых есть сотрудники, работающие по трудовым и гражданско-правовым договорам, должны вместо СЗВ-М в 2023 году сдавать новый отчет. Он называется, как мы уже сказали выше, персонифицированные сведения о физических лицах.
Кого включать в январский отчёт
В нём нужно отразить данные всех застрахованных лиц за январь 2023 года. В том числе кому за этот месяц были начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг. А также:
- по договорам авторского заказа;
- по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности – в пользу авторов произведений;
- издательским лицензионным договорам;
- лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности. В т. ч. вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам с пользователями.
Отчет ЕФС-1 потребуется сдавать за периоды с 01.01.2023 г. в срок до 25-го числа. Однако при этом не потребуется каждый раз заполнять весь отчет полностью.
Периодичность представления разделов и подразделов отчета сохраняется:
- подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
- при приеме на работу или увольнении, приостановке или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении ГПХ договора — не позже следующего рабочего дня;
- при остальных кадровых мероприятиях — не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
- подраздел 1.3 (СИоЗП) — каждый месяц не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
- подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — каждый год не позже 25-го января после отчетного года.
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Кроме того, к застрахованных лицам, на которых подаётся СЗВ-М, относятся те, кто получает деньги по следуюзим договорам:
- авторского заказа
- об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
- издательские лицензионные договоры
- лицензионные договоры о предоставлении права использования
Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчётном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наёмных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наёмным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключён. Но лишь при условии, что организация ведёт деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Особенности включения в СЗВ-М работников
- В отчет включаются сотрудники, с которыми в отчетном периоде (месяце, за который сдается отчет) заключены, действовали или прекращены трудовые договоры.
- СЗВ-М не нужно составлять в отношении работников, у которых были выплаты, но договор с ними расторгнут до начала отчетного периода.
- Отчет нужно формировать даже по тем сотрудникам, которые отсутствовали на рабочем месте при условии, что договор с ними продолжал действовать.
- Нулевой СЗВ-М не составляется, в связи с чем отчет не сдают ИП (нотариусы и адвокаты), не имеющие сотрудников.
- Отчет обязателен к представлению НКО, общественными организациями и юридическими лицами с одним учредителем, даже если с ним не заключен трудовой договор.
- СЗВ-М подлежит представлению организацией, находящейся в стадии ликвидации. В этом случае в отчет включают ликвидатора.
Кто обязан сдавать СЗВ-М
Представлять форму обязаны организации и ИП:
- заключившие с физическими лицами договоры;
- и обязанные перечислять страховые взносы с выплат в рамках таких договоров (трудовых, ГПХ, об использовании интеллектуальных прав и т. п.).
Фактическая уплата взносов значения не имеет. Ключевой момент — наличие действующего договора: если хотя бы 1 день в отчетном месяце действовал договор, выплаты в рамках которого облагаются страховыми взносами (даже если фактически выплат не было), — СЗВ-М за этот месяц подается в ПФР.
Сдавать ли отчет руководителю — единственному участнику фирмы? Сдавать:
| Позиция Минтруда | Мнение судей |
Письма:
|
Постановление АС Центрального округа от 18.04.2019 по делу № А14-1839/2018 |
Нулевой отчет по форме СЗВ-М
Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.
С марта 2021 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:
- Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
- Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)
Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.
Напомним, что ранее ПФР разрешал не сдавать отчет за единственного учредителя и председателей кооперативов и товариществ (Письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчетном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наемных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наемным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключен. Но лишь при условии, что организация ведет деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Единственная ситуация, когда организация может не подавать СЗВ-М — если она не ведет деятельности, не имеет наемных работников, с директором договор не заключен, и он не получает заработной платы (письмо ПФР от 27 июля 2021 г. № ЛЧ-08-19/10581).
Следующие типы хозяйствующих субъектов в случае отсутствия у них наемных работников не подают форму СЗВ-М:
- индивидуальные предприниматели;
- арбитражные управляющие;
- нотариусы и адвокаты, ведущие частную практику;
- крестьянские фермерские хозяйства.
Последняя версия CheckPFR 2019 для Windows получила незначительные обновления интерфейса и внешнего дизайна. Программа является разработкой Отделения Пенсионного фонда РФ в Республике Башкортостан. Она пришла на смену стандартной CheckXML-UFA и официально была принята весной 2014 года.
CheckPFR представляет собой софт для проверки и работы с отчетными данными, которые предоставляют работодатели.
Она способна проверить расчетные счета взносов по страхованию и вывести информацию по индивидуальным персонифицированным учетам, которые подаются страхователями в электронном формате 7.0.
Передача подотчетных материалов в Пенсионный Фонд РФ с занесением их в базу происходит при помощи носителей (дискеты, диски, USB-флеш) или по электронному каналу Интернет.
1С: Зарплата и управление персоналом предназначается для автоматизации учета данных и формирования отчетности в соответствии с законодательством.
Для того чтобы сформировать отчетность в «1С: ЗУП» необходимо пройти следующий путь:
- меню «1С-Отчетность»;
- «Справки»;
- «Создать»;
- «Виды отчетов»;
- «СЗВ-М».
Также в последней версии ЗУП 8 отчет можно найти:
- «Рабочий стол»;
- «ПФР»;
- «СЗВ-М».
Для того чтобы обеспечить правильное заполнение формы, главбуху необходимо проверить наличие сведений об организации в программе, поскольку они подлежат автоматическому заполнению программой и необходимы в форме отчетности:
- сведения об организации: название, ИНН и КПП;
- сведения о работниках: ФИО, СНИЛС и ИНН.
Внимательное формирование документа предотвратит наложение штрафа на организацию.
Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить
Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».
Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.
Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.
Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:
- сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
- сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.
Как сдать отчет СЗВ-М?
Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».
Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.
Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.
ЗУП 3.1 и Бухгалтерия предприятия 3.0
Для составления сведений в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки):
>>> введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать
>>> выберите в форме Виды отчетов отчет с названием Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М и нажмите на кнопку Выбрать.
В результате на экран выводится форма нового экземпляра отчета, которую необходимо заполнить.
1. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения.
2. В поле Дата укажите дату заполнения формы (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).
3. В поле Отчетный период укажите отчетный период (месяц).
4. В поле Тип формы по умолчанию указывается Исходная, т.е. сведения подаются впервые страхователем за данный отчетный период.
5. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить. Форма заполняется по имеющимся в программе данным по застрахованным лицам. Также табличную часть можно заполнить по кнопке Подбор (в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника Сотрудники) и по кнопке Добавить (в табличной части нажмите на правую кнопку мыши) (в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника Физические лица).
6. Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными введенные в справочник Организации (закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица). Данные о руководителе организации (Ф.И.О. и должность) указываются в печатной форме СЗВ-М.
7. Далее нажмите на кнопку Провести .
8. Перед передачей сведений в ПФР рекомендуется проверить правильность заполнения отчета. Для этого следует нажать на кнопку Проверить, расположенную в верхней части формы отчета. В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью и сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютер (нажав на кнопку Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений).
9. В программах 1С, содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить сведения в ПФР в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис «1С-Отчетность»). Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для этого нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Проверить в Интернете. Для отправки сведений непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить и выберите пункт Отправить в ПФР.
10. Если сведения передаются в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи, то из отчета можно получить печатную форму СЗВ-М и файл для передачи сведений в ПФР. По кнопке СЗВ-М формируется печатная форма сведений. Для того чтобы получить файл со сведениями о застрахованных лицах в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл. Просмотреть содержимое файла можно по кнопке Открыть файл.
11. После того как сведения будут переданы в ПФР, отчет рекомендуется защитить от изменения. Для этого установите флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и проведите отчет. Отредактировать сведения после этого невозможно.