Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист. Изменения с 1 марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Автотранспортные средства как объект бюджетного учета, согласно положениям Инструкции N 25н , подлежат отражению в составе основных средств на счете 101 05 000 «Транспортные средства». С 1 января 2006 г. в соответствии с новыми правилами Инструкции по бюджетному учету к основным средствам относятся не только эксплуатируемые объекты, но и те, которые находятся на складе. То есть отражение стоимости транспортного средства на счете 101 05 310 «Увеличение стоимости транспортных средств» не привязано к моменту ввода его в эксплуатацию. Кроме того, основные средства начиная с 1 января 2006 г. (приобретенные в 2006 г. и позже) учитываются в рублях и копейках.
Покупка всего необходимого для автомобиля
Приобретение аптечки, троса и огнетушителя можно отнести как к покупке инвентаря, так и основного средства.
Напоминаем, что к основным средствам причисляют имущество, имеющее срок полезного применения более года и цену больше 40 000 рублей.
Чаще всего аптечки, огнетушители и другой инвентарь стоит гораздо дешевле. Значит, в соответствии с ПБУ 5/01 их необходимо записывать в составе материалов на счёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
Оприходование инвентаря можно оформить документом «Поступление (акты, накладные)» в категории «Покупки» либо документом «Авансовый отчёт» в категории «Банк и касса», если он приобретается подотчетным лицом. На изображении, представленном ниже, можно посмотреть пример заполнения накладной на покупку.
Расходы на регистрацию автотранспортного средства в ГИБДД
В отношении указанных расходов возникает вопрос: включать затраты на регистрацию в ГИБДД в первоначальную стоимость транспортного средства или списывать их в расходы? Это зависит от даты регистрации. Органы ГИБДД регистрируют автомобиль и его владельца с присвоением автомобилю номерного знака. Но эта процедура не является регистрацией права собственности на автомобиль. Право собственности появляется у покупателя раньше, а именно в момент регистрации его как владельца в паспорте транспортного средства. При приобретении автомобиля покупателю выдаются транзитные номера на автомобиль, которыми он может пользоваться до регистрации машины в ГИБДД. Срок действия транзитных номеров ограничен. Если владелец пользуется автомобилем и не проходит своевременно регистрацию в ГИБДД, то он нарушает правила дорожного движения, но не перестает быть собственником транспортного средства.
Операции по приобретению автотранспортных средств за счет бюджетных средств
Пример 1. Бюджетное учреждение приобрело автобус ПАЗ-4234, стоимость которого составила 672000 руб., в том числе НДС — 102508,47 руб. Расчеты с продавцом автобуса осуществлялись следующим образом:
- 15 сентября перечислен аванс 30%-ной стоимости;
- 12 октября произведен окончательный расчет по истечении трех дней после поставки автобуса (9 октября);
- 10 октября произведена в полном объеме оплата услуг по установке сигнализации. Стоимость ее установки — 6000 руб., в том числе НДС — 915,25 руб.;
- 10 октября учреждение застраховало автобус. Сумма страховки по ОСАГО составила 7000 руб. Деньги перечислены в этот же день;
- 11 октября за регистрацию автобуса в ГИБДД уплачена госпошлина в размере 500 руб.;
- 14 октября автобус введен в эксплуатацию.
Учреждение находится на федеральном бюджете, предпринимательской деятельности не ведет. Лицевой счет открыт в ОФК.
Постановлением N 101 установлено, что получатель средств федерального бюджета при заключении подлежащих оплате за счет средств федерального бюджета договоров (контрактов) на поставку товаров (работ, услуг) вправе предусматривать авансовые платежи .
Автомобиль компании — это, в некотором роде, маркетинговый инструмент, который, при правильном брендировании, может сэкономить деньги на рекламе
Служебный автомобиль — это автомобиль, который работодатель предоставляет сотруднику в пользование как свой собственный, обычно в качестве поощрения за работу или потому, что его профессия требует много вождения.
Логотип компании на боку автомобиля является эффективным рекламным инструментом. Однако важно отметить, что программное обеспечение для управления автопарком может помочь вам повысить эффективность и результативность использования автомобилей вашей компании. Вы можете отслеживать запросы на доставку в режиме реального времени для управления, а ваши водители могут видеть текущий пункт назначения и получать предупреждения о связи.
Это не следует путать с автопарком, который представляет собой транспортное средство, используемое исключительно в деловых целях группой сотрудников. Когда автомобиль компании используется в личных целях, пробег личного и делового использования должен документироваться отдельно (водителем) для налоговых и юридических целей. Как правило, корпорация оплачивает техническое обслуживание и связанные с бизнесом расходы на топливо. Таким образом, служебные автомобили являются желательным преимуществом компании.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Для расчета затраченного горючего применяется формула:
РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:
Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;
Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.
Пример расчета суммы компенсации:
В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.
Личный автомобиль в служебных целях
В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:
- Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
- Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
- Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
- Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.
Можно ли за директором закрепить машин
И.». Кроме того, руководителю необходимо проходить обязательный медицинский осмотр в специализированных пунктах медицинского осмотра не реже 1 раза в 3 года. ГСМ. При предоставлении автомобиля сотруднику в пользование его следует расценивать как водителя, а, следовательно, проходить медосмотры.
Есть судебные решения в поддержку работодателей.
В связи с чем рекомендуем:
- Проводите предрейсовый медосмотр, и его результаты вносите в путевой лист, который оформите на ТС перед выездом на линию.
- До оформления совмещения (совместительства) направьте работника на предварительный осмотр и совмещение оформляйте только при отсутствии противопоказаний для работы водителем (водительской справки не достаточно);
- Оформить работникам совмещение (совместительство) по профессии водителя;
- Закрепить за работником транспортное средство;
Примечание: Обратите внимание, что в нашей системе приведен материал о том, что совмещение не является обязательным в данном случае, как и мед.
Директор на служебном автомобиле. Что осталось за кадром
Ситуация, когда компания предоставляет своим сотрудникам, которые не являются водителями, в пользование служебные машины, достаточно распространенная. Автомобиль может быть передан, например, руководителю или работникам, чья работа носит разъездной характер торговому представителю, менеджеру по закупкам. Казалось бы, имея водительское удостоверение, свидетельство о госрегистрации транспортного средства, полис ОСАГО и приказ о передаче в пользование служебного автомобиля, работник может смело садиться за руль. Однако не все так просто.
Закрепление транспортного средства за водителем происходит при составлении целого пакета сопроводительной документации. В числе прочих бумаг свое место занимает соответствующий акт. ФАЙЛЫ Закрепляя транспортное средства за водителем, руководство предприятия преследует вполне определенную цель: оно возлагает ответственность за состояние и сохранность автомобиля на конкретного сотрудника. То есть в случае каких-либо поломок, повреждений, неисправностей именно этот ответственный работник будет обязан заняться их устранением или же компенсировать причиненный ущерб например, актуально, если водитель по своей вине совершил ДТП на закрепленной за ним машине. Количество транспортных средств, которые можно закреплять за одним водителем ограничивается законом — их должно быть не более трех.
У нас есть автомобиль на балансе, но в штате нет водителей.
За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ
Ответ:
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.
Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:
- возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
- характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
- порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
- срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
- порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).
При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.
Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.
Порядок рассмотрения дорожно-транспортного происшествия предприятием
Назначенные ответственные лица обязаны предпринять следующее:
- Осмотреть место ДТП, зафиксировать, сфотографировать все важные для расследования детали.
- С разрешения следователей и дознавателей ознакомиться с составленными протоколами, проверить документы своего водителя – ВУ, технический паспорт, маршрутный лист, сопроводительную документацию на груз.
- Установить дату, время, точное место аварии, номера транспортных средств участников, количество пострадавших, тяжесть их состояния. Проверяется (при возможности) техническое состояние служебного транспорта, степень и характер его повреждений, цель поездки.
- Выяснить личность своего работника, стаж, год присвоения квалификации. Установить состояние водителя (согласно врачебному заключению), час работы, в который он попал в ДТП, цель поездки.
- Если шофер был за рулем нетрезвым, дополнительно выяснить, кто проверял его перед выходом на рейс, когда он употребил спиртное, при каких обстоятельствах, не связано ли это с использованием авто в личных целях.
- Определить вид ДТП, погодные условия, при которых произошла авария, видимость на трассе, состояние дорожного полотна.
- Выяснить обстоятельства случившегося, нарушения со стороны водителя, возможные последствия аварии.
- Выявить лиц, прямо или косвенно виновных в случившемся.
- Оценить соответствие действий своего водителя ПДД, влияние погодных условий, связь между случившимся и упущениями в работе организации.
- Дополнительно комиссия анализирует: контроль за работой водителей на линии, оформлением путевых листов, режим труда и отдыха шоферов, меры по поиску ТС, не прибывшего в положенное время в гараж. Уделяется внимание организованному на предприятии обучению водителей, системам штрафов за нарушение ПДД, обследованию дорожного полотна служебных маршрутов, нормированию допустимых скоростей, медосмотру водителей и техосмотру авто перед рейсом.
Все вышесказанное проводится в несколько этапов.
Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера
Мне как-то задали вопрос. А есть ли закон, обязывающий вносить в должностную инструкцию должностных лиц, управляющих служебным автомобилем, обязанности водителя.
А ссылки на такой закон нет. Это вытекает из логики. Приведу показательный пример из смежной области: вы принимаете на работу дворника с должностной инструкцией дворника, но по факту он у вас еще и токарь — подрабатывает на станке.
Первый момент. Спросить с него за результат его работы как токаря и за исправность станка, который он эксплуатирует, вы сможете только если у него в должностной инструкции будут обязанности токаря и ответственность токаря.
Второй момент. Для того чтобы работать на станке (опасном производственном объекте) необходимо иметь соответствующую квалификацию, пройти стажировку, инструктажи и регулярные медицинские осмотры.
Риск второго момента заключается в том, что если дворнику оторвет палец на токарном станке, то при разборе несчастного случая специальной комиссией выяснится, что дворник:
- Не имел квалификации;
- Не проходил стажировку;
- Не проходил инструктажи;
- Не проходил регулярные медицинские осмотры;
- И вообще у руководства не было основания допускать его к токарному станку, так как у него нет в должностной инструкции обязанностей, прав и ответственности токаря
Если вы проведете аналогию со связкой «директор-водитель» и «токарный станок-автомобиль» вы все поймете.
ВЫВОД и КОНКРЕТНОЕ РЕШЕНИЕ:
- Поэтому либо директор проходит все мероприятия как водитель (инструктажи, стажировки, медосмотры и т.д.) или нанимайте штатного водителя. Либо делайте ход конем: отдавайте служебный автомобиль в аренду директору. Только скорее всего ваша бухгалтерия не пропустит этот вопрос. Но это уже отдельная тема.
Есть ли разница, для каких целей используется?
Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину
В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.
Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.
Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.