Административно-хозяйственная деятельность в компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Административно-хозяйственная деятельность в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.

Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте. Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности. Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.

Для любой компании можно сказать, что есть несколько функций, без которых невозможно обойтись. и этот момент не зависит от того, чем занимается коммерческий объект. К таким функциям относится административно-хозяйственная деятельность. Это аксиома, без которой сейчас невозможен успешный бизнес. Поэтому, учитывая этот факт, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, должностях и роли АХД в структуре компании.

В целом, административно-хозяйственная деятельность — очень типичный вид деятельности. Хотя конкретные задачи различаются в зависимости от целей, которые компания ставит перед собой в данный момент, а также зависимость имеется от размера предприятия и доступных ему ресурсов.

• Но начать нужно с определения. Административно-хозяйственная деятельность — это мероприятия, связанные с организацией работы сотрудников, отделов и служб компании с целью достижения высоких организационных показателей. АХД охватывает все уровни.

Нюансы выполнения задач

Следует обратить внимание читателя на то, что некоторые функции являются постоянными, а другие представлены как разовые действия. Несмотря на это, все это нужно иметь в виду и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может возникнуть необходимость выполнить хоть разовую, но глобальную задачу, например, организовать переезд. И в этом случае не должно быть вопроса, «кто это будет делать». Специалист по административно-хозяйственной деятельности должен хорошо осознавать, что его основная цель — обеспечить комфортную и бесперебойную работу всех служб компании. Основная задача — помочь остальным отделам уложиться в производственный график, несмотря ни на что. Поэтому список обсуждаемых выше функций может быть сокращен или расширен. Все зависит от конкретной ситуации.

Какие соображения необходимо иметь на уме?

Бизнес-план должен решить ряд вопросов. Например, что лучше постоянно держать на складе или покупать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае инвентаризации желательно иметь небольшой запас. Ведь она может понадобиться и сотрудникам. Вы также можете позаботиться о столах и стульях. А запасной компьютер уже перебор. Это дорого и быстро устаревает, и держать его вне работы неэффективно. В общем, отличным решением будет составить матрицу всего бизнес-процесса, указав в ней все отделы, которые задействованы в процессе. В этом случае вы легко и четко обозначите, где и в какие сроки что-то нужно сделать. Это важно, не в последнюю очередь потому, что пропуски часто связаны с ошибками при передаче данных. Более того, при отсутствии адекватной исходной информации даже самые лучшие распоряжения административно-хозяйственной деятельности не смогут полностью удовлетворить существующие запросы.

Административно-хозяйственный отдел — это не только ведущий специалист АХО. В подразделении трудится целая команда сотрудников — уборщики помещений, инженеры по техническому оборудованию, охранники, экономисты, водители, экспедиторы, гардеробщики, курьеры и др.

Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:

1. Техники, сантехники, плотники, водители, электрики, гардеробщики, энергетики, инженеры, секретари.
2. Главные инженеры, администраторы, ведущие специалисты, начальники АХО.
3. Заместители директора по АХО, технические руководители, начальники по АХЧ.

Должностная инструкция специалиста АХО — это документ, диктующий обязанности ведущего специалиста, администратора или иного работника, занимающего руководящую должность. Перейдем непосредственно к ней.

Требования к специалисту

Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:

• Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
• Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
• Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
• Виды оказываемых работ и услуг.
• Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
• Основы маркетинга, продвижения.
• Планировку, эстетическое оформление помещений.
• Основы социальной психологии.
• Трудовое законодательство.
• Правила и нормативы охраны труда.

Минимальные требования к подготовке специалиста:

• Среднее профессиональное образование.
• Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.

Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.

Должностные обязанности

Хозяйственным обеспечением организации занимается большая команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов-хозяйственников. В состав подразделения входят такие должности административно-хозяйственного отдела, как:

1. Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
2. Ведущий специалист, главный инженер, администратор — это группа сотрудников, каждый из которых курирует отдельное направление работы отдела. У таких сотрудников нередко имеется дополнительная расшифровка должности АХО, например, ведущий специалист по обслуживанию инженерных систем.
3. Руководитель предприятия, начальник по АХЧ, технический директор, заместитель руководителя по хозяйственному обеспечению.

Главный сотрудник отдела — начальник, руководитель АХО это, как правило, человек с опытом. Стаж — не менее 5 лет. Подчиняется генеральному директору или его заместителю, нередко главный хозяйственник организации сам является заместителем руководителя. Начальник обладает особыми знаниями, правом решать важнейшие вопросы и вправе подписывать документы, представляет интересы директора компании. Руководитель хозяйственной службы владеет информацией о:

• нормах Трудового кодекса и внутреннем распорядке организации;
• всех структурных подразделениях, особенностях их взаимодействия между собой;
• нормах и правилах охраны труда;
• всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
• правилах управления командой, организации труда;
• работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
• навыках делового общения, составления договорной документации;
• порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.

Кроме того, руководитель службы должен обладать знаниями об истории организации и перспективах развития, иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета.

Начальник хозяйственной службы вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешение на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств. Он полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.

Должностные обязанности начальника АХО:

1. Следит за работой сотрудников, распределяет обязанности между ними, контролирует исполнение всех должностных инструкций.
2. Проводит набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
3. Осуществляет контроль над работой технического оборудования — лифтов, системы вентиляции, осветительных приборов.
4. Составляет планы и организует работы по ремонту внутренних помещений, всего здания. Контролирует действия по благоустройству территории. Это касается как постоянного ухода за двором, коридорами, так и оформления во время праздников, важных мероприятий.
5. Контролирует оформление необходимых документов для оказания услуг от сторонних организаций по обслуживанию. Подписывает договоры, ведет материальную отчетность, следит за ее составлением.
6. Отвечает за распределение, закупку, хранение, целостность рабочего инвентаря, технического оборудования.
7. Обеспечивает рациональное распределение выделяемого бюджета, планирование расходов на технические нужды организации.
8. Отвечает за обновление, внедрение, распределение новых средств связи, предметов противопожарной защиты, организационной техники, рабочего инвентаря.

В крупных компаниях, у которых имеется собственный большой имущественный комплекс, работа заместителем по АХО или начальником отдела предполагает ответственность за целые здания. Он обеспечивает комфорт всех работников компании, предоставляя рабочее место, обеспечивая быстрый доступ к нему, снабжая всем необходимым для эффективного результата, обеспечивая чистоту и порядок во всех помещениях здания, ремонт, яркое освещение, тепло в холодное время года, устранение неисправностей. Инженер, администратор, начальник имеют право:

• запрашивать сведения у других отделов, касающиеся вопросов административно-хозяйственного характера;
• наказывать сотрудников за нарушения, докладывать об этом руководству;
• проявлять инициативу в усовершенствовании работы организации в сфере технического и административного обслуживания;
• для соблюдения всех правил, норм требовать от руководства предоставления необходимых условий;
• оценивать качество работы своих подчиненных.

Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:

• Закупка, хранение и последующая выдача работникам различных расходных материалов, материальных ценностей, необходимых для трудовой деятельности.
• Периодический и срочный ремонт помещений, оборудования, мебели и проч.
• Контроль за выполнением сотрудниками правил пожарной безопасности.
• Несение ответственности за материальные ценности компании.
• Урегулирование всех вопросов с поставщиками коммунальных услуг.
• Решение вопросов со связью — проводной, мобильной, интернетом и проч.
• Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка.
• Организация по трудовому законодательству РФ комфортных условий для отдыха сотрудников.
• Обеспечение охраны офиса, производственных помещений, территории организации и проч.

Начальник подразделения

Первой должностью в АХО по классификатору является начальствующая. Это главный человек в отделе. Помимо начальника, руководителем может быть администратор, главинженер или ведущий специалист. Обязательно наличие опыта работы — не менее пяти лет на руководящей должности. Этот сотрудник подчиняется непосредственно гендиректору или его заму. Он обладает правом подписи документов по своей специализации, уполномочен представлять компанию по делам АХО.

Начальник административно-хозяйственного отдела должен знать следующее:

• Трудовой кодекс.
• Внутренние нормативные акты компании.
• Данные о структурных подразделениях организации, их взаимосвязи.
• Правила охраны труда.
• Приказы, распоряжения, акты, постановления непосредственного руководства, касающиеся административно-хозяйственной части.
• Правила организации труда, управления персоналом.
• Ведение материальной отчетности, табельного учета, установление сроков сдачи документации.
• Эксплуатация и обслуживание офисной техники.
• Навыки делового общения, составления документации.
• Порядок проведения закупок расходных материалов, инвентаря, оборудования и проч.
• История организации-работодателя, перспективы ее развития.

Акт приема должности начальника АХО подписывается директором компании. На новоиспеченного сотрудника возлагаются следующие важные задачи руководителя:

• Определять меры наказания для своих подопечных (работников АХО).
• Быть ответственным за график отпусков.
• Давать право на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств.
• Контроль за исполнением всех поставленных перед подразделением задач.
• Привлечение подрядчиков.
• Контроль за проведением закупок.
• Разработка планового ремонта помещений и проч.

Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

• планово-расчетное;
• материально-ресурсное;
• социально-бытовое.

Требования к специалисту

Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:

• Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
• Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
• Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
• Виды оказываемых работ и услуг.
• Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
• Основы маркетинга, продвижения.
• Планировку, эстетическое оформление помещений.
• Основы социальной психологии.
• Трудовое законодательство.
• Правила и нормативы охраны труда.

Минимальные требования к подготовке специалиста:

• Среднее профессиональное образование.
• Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.

Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.

Специалист по административно хозяйственной работе должностная инструкция

Средства механизации ручного труда. 4.7. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги. 4.8. Основы экономики, организации труда, производства и управления.

4.9. Законодательство о труде. 4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5. Начальник хозяйственного отдела подчиняется непосредственного генеральному директору.

6. В случае отсутствия начальника хозяйственного отдела (болезнь, отпуск, командировка, пр.), его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который несет ответственность за надлежащее их исполнение. сооружений)

Должностная инструкция администратора АХО

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение на должность и увольнение Администратора Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки осуществляется приказом Генерального директора ООО «ААА» (далее по тексту – Общество).

1.2. Основной задачей Администратора является обеспечение деятельности сотрудников Общества.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие – Первому заместителю Генерального директора Общества.

1.4. На время отсутствия Администратора (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности администратора переходят к исполняющему обязанности Администратора, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Администратор должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы Общества;
• структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
• правила и методы организации обслуживания посетителей;
• виды оказываемых услуг;
• основы экономики, организации труда и управления;
• основы маркетинга и организации рекламы;
• планировку и порядок оформления помещений;
• основы эстетики и социальной психологии;
• законодательство о труде;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Администратор руководствуется:

• Уставом Общества;
• Приказами, распоряжениями руководства Общества;
• правила внутреннего трудового распорядка Общества;
• Настоящей должностной инструкцией.

1.7.На должность Администратора назначаются лица, имеющие среднее (полное) образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Нюансы выполнения задач

Следует обратить внимание читателя на тот факт, что часть функций носит постоянный характер, тогда как другие представлены в виде разовых задач. Но несмотря на это, обо всем этом следует помнить и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может быть и такое, что возникнет потребность в выполнении пусть и разовой, но глобальной задачи, вроде организации переезда. И в таком случае вопросов с тем «а кто будет все это выполнять» быть не должно. Специалист административно-хозяйственной деятельности должен хорошо понимать, что его основное предназначение – это обеспечение комфортной и бесперебойной работы всех служб компании. Главная задача – это помочь остальным подразделениям выполнить производственный план, несмотря ни на что. Поэтому рассмотренный выше список функций может как сокращаться, так и расширяться. Все зависит от конкретной ситуации.

Похожие записи:

• На какие автомобили есть налог на роскошь в 2023 году
• Как проверить, лишили прав или нет: все способы
• Порядок и лимит выплат по ОСАГО