Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

2. Кому положена компенсация неиспользованного отпуска в 2023 году?

3. Какие дни отпуска нельзя заменить выплатой компенсации?

4. Формулы для исчисления

5. Компенсация неиспользованного отпуска

6. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в онлайн калькуляторе — инструкция

7. Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении

8. Особые обстоятельства расчета

9. Невозможность замены деньгами

10. Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию

11. Как произвести замену отпуска деньгами

12. Периоды для получения компенсации за неиспользованный отпуск для декретницы в 2023 году

При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсационное возмещение за неиспользованный отпуск — обязательная мера для всех работодателей без исключения, предусмотренная законодательством.

Сумма компенсации рассчитывается из суммы всех неиспользованных дней отдыха в течении года. Если же увольнение происходит в середине года, то сумма рассчитывается от всех прошлогодних отпусков и 14 дней от текущего года.

Учетом и подсчетом всех неиспользованных дней отдыха занимается бухгалтерия организации и работники кадровой службы.

Возможны такие ситуации, когда работник выходил на неполные рабочие дни во время отпуска и в итоге при увольнении у него накопилось 30,3 дней. На этот счет расчет суммы компенсации производится в порядке не дробных чисел, а округляется в пользу работника, в данном случае 31 день. Это правило прописано в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.

Момент о неиспользованном отпуске при увольнении должен быть прописан в заявлении, то есть работник указывает намерен ли он использовать отпуск или нет. Момент о возмещении указывать не нужно. В случае, когда работник отказался от отпуска, работодатель должен начислить деньги за неиспользованный отдых сам в соответствии с трудовым кодексом.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.

Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.

Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.

Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.

Кому положена компенсация неиспользованного отпуска в 2023 году?

Итак, отвечая на этот вопрос стоит прибегнуть к разъяснению Роструда, которое изложено в письме от 08.06.2007 года N1921-6. В нем говорится, что компенсация за неиспользованные дни отпуска в 2023 году положена к выплате всем увольняющимся сотрудникам любой организации. Так же воспользоваться возможностью замены отпуска выплатой могут граждане, не желающие расторгать трудовые отношения, имеющие при этом дополнительный или удлиненный отпуск. Единственное ограничение в обоих случаях – стаж работы, поскольку он является ограничением на получения отпуска. Так, если увольняющийся сотрудник проработал в организации более полугода и не использовал положенные дни отпуска, то ему полагается компенсация. В противном же случае воспользоваться выплатой работник не может, поскольку работодатель скорее всего предложит ему отгулять этот отпуск либо же качестве отпуска уже были использованы все положенные по закону дни.

Для второго случая так же существует ещё одно ограничение — выплата может быть использована только на дни сверх нормы (количество дней, которые предоставляются сверх 28 дней).

Важно! Выплачивается данная компенсация в последний день работы сотрудника.

Выплата компенсации не связана с причиной увольнения и не должна от неё зависеть. Но и из этого правило есть исключение: ситуация, когда сотрудник подработал в компании меньше двух недель. В этом случае ему нечего предоставлять в качестве отпуска даже по минимуму, поэтому нечего и компенсировать.

Какие дни отпуска нельзя заменить выплатой компенсации?

При расчете компенсации должен учитываться весь неиспользованный отпуск за все предыдущие годы, когда увольняющийся работник не отдыхал либо отдыхал, но не в полной мере, таковы требования Трудового Кодекса Российской Федерации (статья 127).

Однако, если сотрудник не увольняется и решил воспользоваться компенсацией, то трудовое законодательство запретит это сделать. Но как было сказано выше, исключением будет являться ситуация, когда сотрудник имеет удлиненный или дополнительный отпуск и при этом отгулял только гарантированные 28 календарных дней, а за все что свыше требует компенсацию. В этом случае компенсация положена, но так же существует ряд категорий граждан, которые не смогут воспользоваться выплатой на таких условиях. Так, например, следующим лицам положена компенсация только свыше 7 дней дополнительного отпуска:

Беременные женщины;
Несовершеннолетние сотрудники;
Работники вредных и тяжелых производств;

Важно! Вышеперечисленные категории граждан должны обязательно отгулять 7 дней предоставляемого дополнительного отпуска.

На основании поступившего от работника заявления или иного документа кадровая служба формирует приказ на расторжение контракта, в котором она указывает количество не отгулянных дней отпуска, подлежащих оплате.

Данное распоряжение направляется бухгалтерию, которая после его расчета должна выплатить сотруднику компании данную сумму в последний день работы. Если производится перечисление зарплаты безналичным путем, перечисления можно сделать на следующий день.

Если работник запрашивает перед увольнение отпуск, но использует его не на все имеющиеся у него дни, компенсация выплачивается ему вместе с расчетом в последний день работы, перед отпуском.

Внимание! Если работник не приходит за своими расчетными, они депонируются. Их выплата производится на следующий день. С момента предъявления уволенным требования о произведении данных выплат.

Формулы для исчисления

Денежная выплата рассчитывается путем умножения:

Количество дней ежегодного отдыха, которые сотрудник не успел отгулять (ДО).
Среднедневной заработок работника (СЗ).

Вот и простой ответ на вопрос, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении. Онлайн-калькулятор, в отличие от подсчета вручную, даст возможность сделать вычисления быстрее.

А как определить среднедневной доход? Это делаем по формуле:

СЗД = (ГОТ / 12) / 29,3,

где:

СЗД — средний заработок за день;
ГОТ — фактически насчитанная годовая оплата труда (ГОТ);
12 — количество месяцев в году;
29,3 — среднемесячное число дней, официально принятое для таких подсчетов.

Компенсация неиспользованного отпуска

Статья 122 ТК РФ предусматривает право трудящихся граждан на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 дней. Этот период времени предусматривается в календарных дня, включая праздники и выходные. Если работник и работодатель между собой согласуют это, то отпуск может быть поделен на части, одна из которых должна быть как минимум 14 дней. Вместо основного периода отпуска не предусматривается выплата денежных средств, компенсация за отпуск может быть назначена только в особых случаях, предусмотренных законодательством.

Для некоторых категорий работников продолжительность отпуска может превышать 28 дней. К ним относятся граждане, занятые на вредных условиях труда. Если дополнительные дни отпуска работником не использованы (например, по причине профессиональной загруженности), то работник вправе рассчитывать на компенсацию в виде денежной выплаты.

Важно! Законодательством РФ не предусмотрена компенсация неиспользованных дней основного отпуска работников, а в случае нарушений работодателю грозит штраф.

Компенсацию за неиспользованный отпуск работник вправе получить только при увольнении. При этом размер компенсации будет зависеть от продолжительности работы сотрудника в компании, либо от времени, прошедшего с момента прошлого отпуска. Начисление компенсации за отпуск в размере выплаты за год возможно уже при сроке работе 11 месяцев. Частичная выплата компенсации рассчитывается исходя из дохода работника и неиспользованного им периода отпуска.

Важно! Следует помнить, что любой доход физлица должен облагаться налогом. Отпускные не являются исключением и с них работодатель обязан удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Компенсация за отдых также является доходом, поэтому с этой суммы также следует оплатить налог.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в онлайн калькуляторе — инструкция

Расчет оплаты за неиспользованные дни отдыха проводится в обязательном порядке в день увольнения. За весь неотгулянный за время работы отпуск работодатель обязан выплатить денежную компенсацию, вычисление которой проводится в том же порядке, что и расчет отпускных — исходя из среднедневного дохода за последний год работы в компании.

Компенсация выплачивается вместе с общим расчетом в день увольнения. Воспользуйтесь онлайн калькулятором выше, чтобы узнать, какую сумму должен оплатить работодатель за дни отпуска, не использованные сотрудником.

Пошаговая инструкция по использованию калькулятора:

	Поле калькулятора	Инструкция по заполнению
Шаг 1	Указать общий заработок за расчетный период	В данное поле калькулятора нужно внести суммарный начисленный заработок за последние 12 месяцев, а если отработано меньше года, то за фактическое время работы. Берется начисленный доход, с которого еще не удержан подоходный налог 13%. Суммировать нужно все выплаты, связанные с оплатой труда. Не принимаются в расчет выплаты, исчисленные по среднему заработку, а также компенсации, не относящиеся к оплате труда. То есть не нужно учитывать больничные и декретные пособия, оплату командировок, простоев, отпусков, компенсации проезда, питания, проживания, обучения, материальную помощь.
Шаг 2	Указать период работы в организации	В данное поле онлайн формы нужно внести количество полных месяцев периода работы в организации с момента заключения трудового договора до дня увольнения. Из периода нужно исключить дни больничных, прогулов, а также отпуск за свой счет свыше 14 дней за каждый рабочий год. Данный показатель позволит рассчитать отпускной стаж сотрудника.
Шаг 3	Указать количество уже использованных дней отпуска	Необходимо посчитать количество уже отгулянных отпускных дней за весь период работы в организации и внести полученное число в это поле калькулятора. Эти дни будут вычтены при определении продолжительности неиспользованного отпуска.
Шаг 4	Внести дату увольнения	Нажать на поле и выбрать на открывшемся календаре дату расторжения трудового договора.
Шаг 5	Указать число отработанных дней в расчетном периоде	Для каждого месяца расчетного периода внести количество отработанных календарных дней. Если в месяце был отпуск, нетрудоспособность, командировка, прогул, отгул, простой, то этот месяц неполный – нужно отнять от общего числа календарных дней месяца те дни, что выпали на указанные периоды, полученное значение внести в данное поле онлайн калькулятора. Пример: в апреле 2021 года была командировка 5 дней, значит, в поле для апреля нужно внести 25 (30 дн. – 5 дн.).
Шаг 6	Нажать на кнопку «рассчитать»	После заполнения всех полей следует нажать на зеленую кнопку для проведения онлайн расчета компенсации.

Если все поля заполнены правильно, итогом расчета в калькуляторе будет величина среднего дневного заработка, а также сумма компенсации за неиспользованный отпуск, которую работодатель обязан будет начислить сотруднику в связи с увольнением.

Отчисляют ли НДФЛ с компенсации за невзятые отпуска при увольнении

С денежной замены невзятых отпусков НДФЛ отчисляют всегда (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК). Эту подать отчисляют не позднее следующего дня после ее перечисления увольняющемуся (п. 6 ст. 226 НК). Ставка для нее – 13 и 30% (для резидентов/нерезидентов РФ).

Деньги за не взятый отдых, получаемые гражданином, не являются оплатой трудовых обязанностей, а поэтому отображаются датой, которой они были перечислены по факту (п. 1 ст. 223 НК).

Информацию по этому налогу вписывают по нарастающему порядку в Разд. 1 и 2 в форме 6 НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Справкой 2-НДФЛ отражают этот параметр, используя код 2013 согласно письма ФНС № ММВ-7-11/820@. Выплаченное отображают формой 6-НДФЛ за период до увольнения гражданина, а в 2-НДФЛ эти данные вносят когда оформляют и сдают годовые отчеты после этой процедуры.

Работодатель обязан по запросу увольняемого дать ему 2-НДФЛ в 3-дневный срок после обращения, впрочем, это касается и любых других справок. Ни при каких обстоятельствах он не вправе отказывать в этом (ст. 62 ТК). Указанную справку также часто дают по умолчанию при расчете, так как она требуется для множества ведомств, в которые предположительно будет обращаться уволенный (органы занятости и соцзащиты, налоговые, финансово-кредитные учреждения при взятии кредитов и пр.) Этот документ отображает величину полученных доходов.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию

Выступить с инициативой о компенсировании неиспользованного отпускного периода может только сотрудник. Работник имеет право не предлагать этого, но обязан отреагировать на просьбу работника.

Если планируется увольнение, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю.

Это может быть отдельное заявление, которое подается уже после того, как официальный день прекращения работы в данной организации известен. Оно отражает конкретную просьбу выплатить средства за те отпускные дни, которые работник за последний рабочий год не реализовал. В заявлении указываются все основания и показатели:

сколько дней на отпуск ему причиталось;
сколько их них он не провел непосредственно в отпуске;
сколько в денежном эквиваленте сотрудник просит вернуть, отталкиваясь от показателей и расчетов.

Также просьба возместить неиспользованный период может содержаться в заявлении об увольнении.

Если сотрудник не планирует увольняться, то он может подать заявление по итогу рабочего года (он не обязательно должен совпадать с календарным), в котором остались неиспользованные отпускные.

Как произвести замену отпуска деньгами

Чтобы учесть требования законодательства, компенсация отпуска деньгами должна оформляться документально.

Выплата производится в несколько этапов:

сотрудник подаёт заявление о замене отпускных дней компенсацией;
кадровик определяет, имеет ли работник право получить такую компенсацию;
руководство принимает решение о том, заменить ли часть отпускных дней соответствующей компенсацией;
директор издаёт приказ о том, что сотруднику конкретное число дней отпуска заменяется компенсацией;
бухгалтер рассчитывает и выплачивает компенсацию;
кадровик указывает замену отпуска деньгами в карточке по форме № Т-2 (в разд. VIII «Отпуск»);
кадровик фиксирует эту информацию о компенсации в графе 10 графика отпусков «Примечания».

Периоды для получения компенсации за неиспользованный отпуск для декретницы в 2023 году

Для расчета отпускных требуется учесть, какие периоды могут включаться в трудовой стаж, а какие не принимаются в расчет. На определенном предприятии в период работы сотрудницы принимаются во внимание отрезки времени:

время, занятое непосредственно выполнением трудовых функций;
нахождение в дополнительном неоплачиваемом отпуске не более 2 недель за весь год;
период вынужденного прогула, если в этом есть вина работодателя, которая установлена решением суда, и уволенная сотрудника восстановлена по закону на работе;
время отстранения от служебных обязанностей по причине отсутствия акта медицинского освидетельствования, если таковой требуется по должностной инструкции и ТК РФ, если такое нарушение допущено не по вине сотрудницы, а других инстанций – срыва приема медицинской комиссией, отсутствие отгула от работодателя для прохождения обследований и др.;
при сохранении рабочего места, если отсутствие сотрудницы на месте объясняется причинами, установленными трудовым законодательством – официальные праздники, нахождение в основном оплачиваемо отпуске, выходные и другие дни, когда отдых предусмотрен на законодательном уровне.

Не включаются в страховой стаж следующие периоды, которые не дают право на время отпуска:

нахождение в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет;
при отсутствии сотрудницы по причинам, не считаемых по ТК РФ уважительными, также если допускалось устранение от работы по обстоятельствам, указанным в ст.76 ТК РФ.