Тендерный отдел в 2023 году: регламент, план работ и структура

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Тендерный отдел в 2023 году: регламент, план работ и структура». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

2. Тендерный отдел и управление процессом

3. Система оплаты и мотивации

4. Функционал тендерного отдела предприятия-поставщика

5. Функционал тендерной службы предприятия-заказчика

6. Тендерный отдел и его технология работы

7. Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

8. Руководитель отдела закупок и его обязанности

9. Руководитель тендерного отдела

10. Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация

11. Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?

12. Цели и задачи отдела закупок

Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.

Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.

Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.

Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.

Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.

Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
 оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
 запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
 запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
 по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
 по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
 сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
 организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
• информация об объявленных тендерах,
• требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
• информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Система оплаты и мотивации

Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата

В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.

Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.

Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.

Функционал тендерного отдела предприятия-поставщика

Сотрудники данного департамента обязаны осуществлять следующие операции:

подбирать электронные аукционы, руководствуясь результатами регулярного мониторинга всех тендеров, отвечающих специфике деятельности фирмы;
подготавливать необходимую документацию для участия в тендерах, проводимых на электронных площадках, руководствуясь требованиями потенциального заказчика;
подавать заявки на участие компании в тендере;
представлять интересы предприятия на период проведения тендера в том случае, если заявка будет принята заказчиком;
отслеживать результаты проведения аукционов;
выстраивать взаимодействие с кредитными организациями, страховыми структурами и поручителями относительно обеспечения тендерных кредитов и выполнения всех обязательств по имеющимся контрактам;
подписывать контракты с муниципальными и государственными заказчиками, а также подготавливать документацию по выполнению госконтракта согласно существующим требованиям;
проводить аналитическую работу, мониторинг уже прошедших тендеров относительно участия в них данного предприятия.

Функционал тендерной службы предприятия-заказчика

Внутри предприятия-заказчика, самостоятельно формирующего тендеры, по которым в дальнейшем выбирает поставщиков, также существует тендерный отдел – это одно из основных подразделений. Отдел обладает определенным функционалом, который обязан постоянно выполнять:

организация размещения заказов различными способами (открытый аукцион, закрытый, без проведения торгов);
разработка необходимой документации, проведение запросов о ценовых котировках на интересующие компанию товары и услуги;
размещение информации на интернет-портале государственных закупок;
публикация протоколов о результатах проведения конкурсов;
уведомление участников о завершении аукциона и его результатах;
отправление победителю тендера уведомление и экземпляр гражданско-правового соглашения на оказание услуг;
ведение документации по тендерам, составление отчетов за каждый период;
предоставление консультационных услуг для руководителей подразделений по гражданско-правовым договорам;
контроль сохранности документации на протяжении пяти лет.

Те, кто занимается тендерами, помимо своих основных обязанностей, должны активно взаимодействовать с другими подразделениями предприятия. Речь идет о следующих контактах:

с руководством организации (от руководителя компании отдел получает документы организационного характера, а взамен предоставляет отчеты по выполненной работе);
с внутренними подразделениями предприятия (от них отдел получает техническое задание, по которому проводится тендер, а взамен предоставляет информацию о прошедших конкурсах и запросах котировок стоимости тех или иных услуг);
с бухгалтерским отделом (от них тендерный департамент должен получить информацию о перечислении средств и выполнении условий контракта победителем, а взамен предоставить подписанную представителями предприятия и поставщиком документацию по тендеру);
с юристами (отдел должен получить от них подготовленные тендеры договоров с поставщиками, которые создаются на основе предоставленных подразделением данных);
с прочими отделами предприятия по различным вопросам, которые могут касаться основного функционала подразделения.

Тендерный отдел и его технология работы

Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.

Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.

Процесс завершается при следующих условиях:
• получение информации о результатах торгов
• доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.

Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.

Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

Основные этапы процесса

Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
Проверка документации на соответствие требованиям.
Корректировка документации, в случае необходимости.
Проверка внесения корректив до отправки документации.
Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
Контроль отправки документации организаторам торгов.
Контроль результатов участия в торгах.
Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Основные принципы выполнения тендерных работ:
Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

Источники информации, используемые при оказании услуги

исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

Руководитель отдела закупок и его обязанности

Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.

Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:

мониторинг объявлений о закупках;
согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
анализ участия в торгах конкурентов;
участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
планирование деятельности сотрудников отдела;
контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
контроль отправки документации на тендеры;
составление отчетной документации;
информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
руководство деятельностью подчиненных;
предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
содействие повышению квалификации сотрудников отдела.

Руководитель тендерного отдела

Должностные обязанности руководителя тендерного отдела не отличается от обычного специалиста. Он оформляет документы, участвует в аукционах, подписывает контракты и загружает акты о выполненных работах в систему ЕИС.

Руководитель отдела, контролирует работу штатных сотрудников и дает рекомендации по подготовке заявки. Если возникают спорные моменты у тендерных специалистов по подготовке заявки, он должен знать как действовать в рамках закона.

На руководителя оформляется электронная подпись, выдаются полномочия для работы на площадках и в системе ЕИС. Он регистрируется на площадках, обновляет документы в личных кабинетах, подает заявки, участвует в аукционах и переторжках, загружает закрывающие документы в ЕИС и контролирует исполнение контрактов.

Для контроля за закупками, разрабатывают свою методику для управления за закупками удобную для него и сотрудников.

Справка

В ассоциации мы используем KANDAN доски, для контроля за закупками, проводим еженедельные 15 минутные SCRUM совещания для актуализации информации по торгам и планирования дальнейших действий.

Для удобства взаимодействия, между тендерными специалистами и директорами организаций, мы разработали облако, где храним документы и контролируем этапы по закупкам. Для сотрудников, создаем личные кабинеты, где они могут посмотреть информацию по тендеру, обеспечению и проконтролировать срок исполнения контракта.

Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Основные этапы процесса

Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
Проверка документации на соответствие требованиям.
Корректировка документации, в случае необходимости.
Проверка внесения корректив до отправки документации.
Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
Контроль отправки документации организаторам торгов.
Контроль результатов участия в торгах.
Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Примечание: В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.

Источники информации, используемые при оказании услуги

исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?

Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:

очная;
заочная.

Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.

Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:

очная форма;
заочная форма;
дистанционная форма;
семинары.

Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.

Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.

Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.

В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).

Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:

Удостоверение о повышении квалификации. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ. Специалист по тендерам (96 учебных часов);
Диплом о профессиональной переподготовке. Профессиональная подготовка участника государственных закупок по 44-ФЗ и корпоративных закупок по 223-ФЗ. Эксперт по тендерам (256 учебных часов).

Эффективный директор по снабжению — это не просто администратор производства. Это топ-менеджер, который оптимизирует систему снабжения и сокращает расходы, в том числе с помощью поиска новых поставщиков.

Чтобы решать такие задачи, нужно быть мастером переговоров. Как минимум, разбираться в переговорных стилях, знать, когда использовать принуждение и убеждение, а когда ориентироваться на восприятие и эмоции.

Нужно понимать, что подготовка — это большая часть успеха переговоров. Если директор знает сильные и слабые стороны поставщика, нужно уметь воспользоваться этим знанием. При этом не сводить все к цене — чуть более дорогой, но при этом ответственный поставщик для компании часто ценнее, чем дешевый, но проблемный.

На нашем курсе для директоров по снабжению переговорам посвящен целый модуль. Вы узнаете все тонкости деловых коммуникаций, разберетесь в стилях «уличной драки» и «Гарвардского подхода», отработаете основные ситуации, с которыми сталкиваются директора в средних и крупных компаниях.

Главный плюс такого курса — преподаватели-практики. Так, на занятиях вы узнаете не просто теорию, но и негласные правила, которых сейчас придерживаются закупщики и поставщики на встречах. Если вы знаете такие нюансы, получить желаемую должность и полностью раскрыть на ней свой потенциал будет легче.
Автор: Дмитрий Кузьмин

Цели и задачи отдела закупок
Принципы Управления Закупками (7 R)
Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
Закупочный процесс
Процесс Управления Закупками
Планирование закупок
Отчет по закупкам

Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
Снижать расходы отдела закупок
Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
Заниматься обучением и развитием работников отдела
Вести четкий и актуальный учет всех сделок
Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
Участвовать в усовершенствованиях продукта
Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
Избегать дефицита товара
Разрабатывать нормы и методики

Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ
От надлежащего ИСТОЧНИКА
По надлежащей ЦЕНЕ
Доставленный в нужное МЕСТО
В надлежащее ВРЕМЯ
Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
Отправить запрос продавцам (поставщикам)
Получить предложения от продавцов
Сравнить предложения
Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
Контролировать действия Продавца
Получение и осмотр товара
Помещение на склад и внесение в базу данных
Получение счета и оплата

Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

Исследование рынка
Определение требований

1. Одобрение
2. Сравнение вариантов
3. Принятие решения о закупке
4. Размещение заказов
5. Получение товаров и услуг
6. Учет товаров и услуг
7. Получение счетов и их оплата
8. Дебет-нота в случае дефекта товара

Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

Планирование закупок
Отслеживание закупок
Составление отчетов по закупкам
Переговоры (Обсуждение)

Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

Составление проекта закупок и разработка обязанностей
Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
Назначение супервайзеров
Создание напоминаний
Контроль и оценка

Отчет по закупкам включает в себя:

Сопоставление текущих и ожидаемых цен
Расчет задач для закупки и статистики проекта
Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

Розничная торговая сеть создает собственный распределительный (дистрибуторский) центр. Отметим положительные стороны данного варианта: уменьшение товарных запасов на складах магазинов, повышение оборачиваемости и управляемости товарных запасов, обеспечение наличия товара в пики продаж, обеспечение качества товаров за счет организации централизованной службы качества, упрощение взаимодействия с поставщиками.

Цели и задачи отдела закупок

В зависимости от специфики отрасли предприятия, отдел закупок ориентирован на достижение определенных целей. А также на него возлагается обязанность по выполнению ряда важных задач. Полный перечень целей и задач напрямую зависит от деятельности компании, ее территориального расположения, организационной формы и других факторов.

Несмотря на то, что назвать все цели и задачи отдела закупок нельзя, можно выделить основные из них, которые свойственны большой группе предприятий:

Цели отдела закупок	Задачи отдела закупок
Цели	Средства достижения цели	Задачи	Инструменты для выполнения задачи
Покупка предметов, необходимых для осуществления деятельности компанией	Заключение договора на поставку, расчеты с поставщиками	Поиск поставщика, готового предложить самые выгодные условия и заключение с ним договора	Мониторинг рынка, проведение переговоров, заключение соглашений
Поддержание хорошей оборачиваемости активов	Анализ расходов и доходов, планирование затрат, рациональное распределение ресурсов	Обеспечение бесперебойных поставок товаров	Поддержание связи с поставщиками, своевременная передача заказов
Обеспечение своевременной доставки объектов закупок	Контроль сбора, упаковки и отправки товаров	Обеспечение налаженной системы связи с поставщиками	Своевременное оповещение партнеров о смене телефонных номеров, адресов электронной почты, места нахождения и других контактных данных
Ведение учета закупок	Своевременное составление документации, занесение данных в автоматизированные программы	Контроль над работой автоматизированных сервисов, в случае необходимости, — ведение ручного учета	Анализ результатов, рассчитанных при помощи программы

Надо отметить, что отдел закупок обязан контролировать качество приобретаемых предметов. Если оно неудовлетворительное, нужно организовать возврат. Также важно поддерживать хорошие отношения с надежными поставщиками, научиться грамотно распределять ресурсы и извлекать максимум выгоды из сотрудничества.

Для однократных побед на электронных площадках достаточно воспользоваться аутсорсинговыми компаниями по тендерам.

Принято решение о создании тендерного отдела — не нужно изначально раздувать штат сотрудников отдела.

Не стоит “навешивать” работу с тендерами юристу, бухгалтеру или секретарю. За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Результативность будет нулевой.

Не стоит ожидать большой отдачи от работы нового отдела. Для начала нужно проанализировать направление развития организации, продумать функционал отдела, распределить обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести обучение сотрудников, на которых будут возлагаться задачи по участию в тендерах.

Вы настроены на результат — пополнить ряды победителей тендеров. Хороший мотиватор для достижения цели — премирование сотрудников за успешно завершенные сделки.

Снабженец – активный участник всех движений, происходящих на предприятии. В его обязанности входит разноплановая работа, поэтому в разделе «О себе» важно указать все положительные личностные качества, о которых вы не могли написать раньше. Фаворитами среди менеджеров по закупкам являются энергичные, коммуникабельные, целеустремленные люди, которые обладают аналитическим складом ума.

Нанимателей мало интересует ваше семейное положение и то, чем вы занимаетесь в свободное от работы время.

Сделайте краткий, но емкий вывод, почему именно вы достойны занимать предоставленную должность.

Пример заполнения раздела «О себе»:

Обладаю организаторскими способностями, быстро ориентируюсь в сложившейся ситуации и самостоятельно принимаю решение. При поиске поставщиков анализирую рынок по ценовому критерию и ассортименту. Имею опыт работы с претензиями.

Начальник отдела снабжения имеет право:

4.1. Действовать от имени фирмы, представлять интересы фирмы во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.

4.2. Знакомиться с проектами решений руководства фирмы, касающимися закупок и сбыта продукции.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства фирмы предложения по улучшению деятельности отдела снабжения.

4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений фирмы.

4.5. Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела снабжения, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.