Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новое в расчёте командировочных в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это усредненный размер выплаченного сотруднику вознаграждения за определенный расчетный период: три месяца, полгода или год. Значение понадобится для вычисления выходного пособия и компенсации неиспользованного отпуска при увольнении или других компенсационных выплат. Простой по вине работодателя закрывается на основании усредненного показателя заработной платы. Справку с такой информацией требуют при постановке работника на учет в центре занятости и в банке для выдачи кредита.
Налогообложение и учет среднего заработка
Доходы работника в виде среднего заработка, сохраняемого на время служебной командировки, являются объектом налогообложения и формируют базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Организация, выплачивающая работнику доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у работника и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, определяемую в данном случае согласно п. 2 ст. 223 НК РФ как последний день месяца, за который работнику начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 3 ст. 226 НК РФ).
НДФЛ удерживается налоговым агентом непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Рассчитанный и удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты работнику начисленных сумм (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, НДФЛ будет удержан из начисленного среднего заработка тогда, когда этот заработок будет выплачен.
Если в соответствии с рекомендацией Минтруда средний заработок выплачивается одновременно с выдачей заработной платы, тогда же удерживается и НДФЛ.
На суммы среднего заработка за период командировки организация начисляет взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В облагаемую базу по страховым взносам данные выплаты включаются не в периоде их фактического осуществления (перечисления) работнику, а в периоде их начисления. Иными словами, если эти выплаты начисляются по окончании каждого месяца, пусть даже вся сумма выплачивается после прибытия сотрудника из командировки, то и страховые взносы исчисляются с них по итогам соответствующего месяца.
Если суммы среднего заработка рассчитываются и выплачиваются работнику после командировки, то и страховые взносы, начисленные на них, включаются в облагаемую базу того месяца, когда командировка закончилась.
Что касается налога на прибыль, то выплаты, причитающиеся работнику за дни командировки в виде среднего заработка, учитываются в составе расходов на оплату труда в месяце их начисления (п. 3, 6 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).
То есть и в данном случае будет иметь значение, когда начислен средний заработок за соответствующий месяц.
В бухгалтерском учете суммы среднего заработка, начисленные работнику за дни служебной командировки, связанной с производственной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату начисления указанных сумм (п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).
Компенсация расходов на проезд к месту командировки и обратно
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (с изменениями и дополнениями) компенсация расходов производится при условии, что командированный работник воспользовался следующими транспортными ресурсами:
- железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом — в салоне экономического класса
- автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
- железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.
Пример расчета командировочных
Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.
За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).
Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.
Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).
Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:
2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.
Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.
Расчёт командировочных
Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.
Расчет заработной платы при командировке
М. Зарипова
Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 5/2017
Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В статье рассмотрен порядок расчета средней заработной платы в случае, когда сотрудник направлен в командировку.
Во всех ситуациях, предусмотренных ТК РФ, применяется единый порядок расчета средней заработной платы. В настоящее время он определен Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Чтобы определить сумму среднего заработка, подлежащую выплате за время нахождения сотрудника в командировке, следует рассчитать (п. 9 Положения № 922):
- количество рабочих дней, приходящихся на время командировки;
- средний дневной заработок или средний часовой заработок (если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени).
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Основания для премии за командировку
Премии в командировке платят на основании документа под названием Положение о премировании. Этот локальный акт устанавливает форматы премий и основания для их выплаты.
Обычно премиальные выплаты разделяют на текущие и единовременные. В первом случае премию начисляют раз в какой-то период – например, в конце квартала или года. Соответственно, если командировка выпадает на это время, то премию платить все равно нужно.
Единовременные премии нужны для разовых поощрений сотрудников, которые, к примеру, выполнили особенно важную и сложную задачу.
Главное, о чем здесь следует помнить – в тексте Положения о премировании все премии должны быть подробно описаны, так чтобы всегда было понятно, в каком случае и за что сотрудник получит выплату.
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Процесс определения зарплаты работника, находящегося в служебной поездке в течение длительного времени, предполагает выполнение бухгалтером нескольких последовательных действий. Желательно во время процедуры пользоваться положением об оплате труда командировок, которое может формироваться непосредственными компаниями и закрепляться соответствующим приказом.
Процесс расчета делится на этапы:
- определяется, какое количество рабочих дней будет проведено сотрудником в командировке;
- рассчитается размер зарплаты, который был бы начислен специалисту, если бы он продолжал работать в компании в расчетный период;
- выявляется, сколько дней включается в расчет;
- рассчитывается средний заработок за период времени, когда специалист будет в командировке.
Во время расчета оплаты труда водителей в командировке учитываются дополнительные расходы, которые придется нести сотруднику в деловой поездке. Сюда относятся траты на бензин, проживание в разных отелях или гостиницах, а также затраты, необходимые для осуществления поручений руководства компании. Все эти траты предусматриваются Положением об оплате труда.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Суточные в иностранной валюте
Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Особенности определения среднего заработка в некоторых случаях
В случаях, когда работник:
- проработал менее двух месяцев, предшествующих месяцу начала выплаты среднего заработка (месяцу увольнения), для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные дни (часы) в периоде, предшествующем месяцу начала указанных выплат (месяцу увольнения);
- увольняется либо ему выплачивается средний заработок в месяце его приема на работу, для исчисления среднего заработка принимается начисленная заработная плата за фактически отработанные работником дни (часы) в месяце указанных выплат (увольнения);
- не приступал к работе, средний заработок исчисляется исходя из его тарифной ставки (тарифного оклада, должностного оклада, оклада), определенной в трудовом договоре (п. 20 Инструкции № 47).
Порядок включения премий в средний заработок
При исчислении среднего заработка для оплаты времени выполнения государственных и общественных обязанностей, сохраняемого работнику за время нахождения в служебной командировке, для определения размера выходного пособия и в других случаях, предусмотренных законодательством, премии, вознаграждения и другие выплаты включаются в него в следующем порядке:
- ежемесячные премии, авторские (постановочные) вознаграждения, обусловленные системами оплаты труда, действующими у нанимателя, единовременные премии, суммы индексации заработной платы включаются в начисленную заработную плату того месяца, на который они приходятся согласно лицевому счету, и учитываются пропорционально дням (часам) оставшимся для исчисления среднего заработка в этом месяце;
- ежемесячные премии, начисленные пропорционально отработанному времени и прошедшие по лицевому счету в текущем месяце, включаются в начисленную заработную плату в полном размере в месяце, в котором они прошли по лицевому счету работника;
- вознаграждения по итогам работы за год, за выслугу лет, единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам государственных органов, и другие единовременные выплаты по результатам работы за год учитываются в составе начисленной заработной платы каждого месяца в размере 1/12 от общей суммы;
- выплаты, производимые за шесть (три) месяцев или за иные периоды краткосрочные бонусы, квартальные, полугодовые премии и др.), учитываются в составе начисленной заработной платы каждого месяца в размере соответственно 1/6 (1/3) от общей суммы и т. д.
Размер аванса с 2023 года
Безопаснее всего определять размер аванса по фактически отработанному сотрудником времени, не забывая учитывать необходимость вычета НДФЛ. Если выплата составляет 40% от зарплаты, то придется ее увеличивать. Иначе итоговый размер аванса после удержания налога уменьшится, что спровоцирует спорные ситуации с трудовой инспекцией и сотрудниками.
Два способа снижения рисков:
- выплачивать аванс по реально отработанному времени с опорой на ТК – такой способ более трудоемкий и оптимален для предприятий с автоматизированными системами учета и расчетов;
- установить аванс в размере 50% от оклада – если компания выплачивает аванс по фактически отработанным дням, то никаких изменений в таком случае вводить уже не придется.
Письмо Минздравсоцразвития № 22-2-709 подразумевает, что зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца. Поэтому начисляется она примерно в одинаковых размерах, но без учета премий. Однако нужно определять аванс не только по окладу, но и по ряду компенсаций, если они полагаются конкретному работнику по результатам первой половины месяца. С ними можно ознакомиться в специальной таблице.
Как проводится расчет средней зарплаты для командировочных в 2021 году
Итак, определив базу для расчета и фактически отработанное время, рассчитываем среднедневной заработок специалиста. Полученный показатель нужно умножить на количество дней пребывания в командировке.
Отметим, что в некоторых учреждениях предусмотрены доплаты до среднего заработка при командировке. Такой вид выплаты может быть назначен тем специалистам, у которых при расчете среднедневная зарплата ниже должностного оклада. Максимальный размер такой доплаты не ограничен на законодательном уровне. Сумма устанавливается индивидуально, исходя их финансовых возможностей организации.
ВАЖНО! В случае командировки средний заработок следует начислить за все время, включая дни, проведенные в пути, дни выезда и возвращения, время простоя и задержек (например, задержка рейса).
Данная выплата признается доходом работника и подлежит налогообложению по общим правилам. Так, с исчисленной суммы следует удержать 13 % НДФЛ, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам. Напомним, что если у специалиста имеется право на налоговые вычеты, то их также следует применить при исчислении налога.
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.